1、背景概述

1.1集中采购管理策略和电子商城采购模式现状分析

基于全球经济一体化的时代背景,科技的发展不仅让市场竞争的激烈程度加剧,也让中国经济步入新常态｡而国有控股企业因受企业性质的影响和约束,在发展过程中需要不断结合自身特点及需求来创新采购管理模式｡正因如此,在随后的数年里,国有控股企业的采购工作先后经历了多个阶段,如分散采购､集中招标采购､产生物资集中采购以及集中采购等｡如今,为了促进物资采购“管”“治”政策的全面落实,国有控股企业均统一采取了集中采购管理的模式,以便在强化管控的同时达到降本增效的目的｡

就国有控股企业当下采用的公司集中采购管理模式而言,既能管控好采购的风险并且能够确保过程的合法与合规,同时还能取得较为明显的规模及成本效益｡但该采购模式的缺陷也十分明显,那便是过于烦琐的流程导致采购效率低下,因而每一次采购均需较长周期,且无法保证采购的质量｡因此,对于国有控股企业当下所施行的集中采购管理策略,实有必要对其中不必要的部分予以优化,借此在促进企业集中采购管理水平全面提升的同时起到降本增效的效果,切实保障企业的生产需要,成为企业亟须解决的关键课题｡集中采购管理策略在“2015—2019年”“2019年至今”两个时间阶段摸索尝试中,实现电子商城平台采购模式———电子商城采购模式(即时供应模式)多元化发展的转变,为合规高效保障物资供应提供了HN方案｡

2015年开始,集团公司集中建设､运营电子商务平台,利用自身的信息技术优势,为买卖双方形成了信息的发布､搜索､交换､比价竞争､结果公示的成熟模式,一定程度上缩短了交易时间,提高了企业运作效率｡自平台上线以来,实现100%线上采购,规范采购管理流程及规避相关风险,实现“需求､采购､决策”三分离,供应商共享,实现市场充分竞争,2017—2019年,公司年度平均节资率稳定在10%~20%,充分体现出电子商务平台集中采购模式的优势｡公司2019—2020年采购节资率的变化趋势详见图1｡

图1公司2019—2020年采购节资率的变化趋势

2019年电子商城推广以来,电子商城采购模式逐渐展露优势,经历2年集中供应模式和2轮商城模式的调整和优化,形成“集团框架即时供应”“渠道商城”“自营商城”三足鼎立的电子商城采购模式,该模式已经成为企业集中管理､降本增效､推进“阳光采购”的有力抓手,也是企业合规高效解决生产物资供应的新方向｡

当前,市面上常见的电子采购系统大致可归类为如下几类,分别是买方采购系统､行业采购平台以及采购中介系统｡而基于文章主要围绕电厂,故依据电厂采购管理的特点,从买房采购环节开始介绍｡就买房采购系统而言,通常由以下几大重要模块构成,分别为电厂EPR采购模块､电子商务平台､法务系统以及ERP仓储物资管理模块｡以上模块全面覆盖了采购的全环节,也因此形成了一套完善的供应链｡就上述组成模块而言,最核心的部分莫过于电子商务凭条｡随着电子商务平台的上线,不仅使得采购价格大幅降低,且能控制采购的全过程,借此既能对供应商队伍予以优化,又能让产品质量得以良好管控｡不仅如此,随着供应商之间的竞争愈发激烈,不少供应商可能会显露疲态,继而不愿意长期参与到通用性的物资竞价之中,从而导致产品质量下降,且若询价的时间过长也会相应地延长货期｡对此,基于电子商务平台的信息技术优势,可形成一条囊括教育全过程的成熟化模式,包括信息的发布､搜索､交换､比较竞争以及结果公示｡如此一来,不仅交易的时间会大幅缩短,且企业的运作效率也将得到显著提升｡自平台于2015年上线以来,在多措并举之上,如今的平台不仅实现了100%的线上采购,且推出了一系列的规范化制度｡同时,为了避免采购过程出现额外因素干扰,凭条还采取了“需求”“采购”“决策”互相分离的策略,而供应商也在平台中共享,这样便保证了充分的市场竞争｡据统计,2017—2019年,在电子商务平台的运作之下,企业的年均节资率达到了10%~20%,这充分彰显出了电子采购的巨大优势｡

1.2电子商城采购模式优劣分析

所谓集中采购管理,顾名思义,即指企业将人力､物力以及时间等各种资源统合到一起后同步执行采购过程的采购管理模式｡此管理模式通常运用在集团性企业与集团各业务板块建立的集中采购机构之中｡而诸多服务资源的采购以及采购集团各业务板块所需物资等活动也均由该机构统一负责完成并加以管理,这也是当前大中型企业普遍采取的采购措施[1]｡

电子商城采购作为集中采购管理策略的集中体现,优势主要表现在以下六个方面｡

第一,垂直性电子商务平台,形成三个形式,丰富选择性,有力提升采购效率和效能｡“渠道商城”是通过严格的考察､论证,优选出京东､得力等六家知名､大型自营电商在商城铺货,主要包括办公劳保类商品､MRO类标准化通用工业品｡“自营超市”和“即时供应”是集团物资供应中心搭建数据分析体系,萃取出供应链管理关键环节的要素,不断挖掘采购大数据价值,深度整合采购需求,掌握能源产业的市场趋势[2]､引入生产厂家,使基层电厂实现面对面B2B交易,基本全面打通标准化､通用性物资集中供应的可行性｡第二,商城在区分物资方面主要是基于物资的特征属性,通过建立物料编码与SKU码,二者结合便可解决错码率高的问题｡同时还能减少运维所需人员,继而达到降低管理成本与提升维护效率与效果的目的｡第三,商城自动对比不同商家的同类型产品,同时提醒商品价格,以提升采购效率｡第四,集中展示各类商品,用户下单后,但凡商品有现货则必定会在1~2天内完成到货验收,采购的便利性与高效性均得到了全面提升｡第五,具有自主开具发票､定期对账采购单位以及额度共享等功能,为采购单位提供了更加优质的服务｡第六,商城正式上线运行,能够更有效地管控采购业务,防止采购腐败,有效推动了集中长协和集团框架采购的全面落地,有效提升集中采购率,有效解决“费用”“资金”矛盾｡

电子商城也存在以下两点劣势｡

第一,电子商城采购模式发挥规模优势的前提,是各单位均集中在所在地域,同时也包括物资与服务类型｡当然,物资方面还需具有通用性,否则将无法体现其规模与成本效益｡主要表现在:区域限售､起订量､上架比价规则复杂､上架时长较长等情形｡第二,差异性的需求(即:非标需求),无法完整体现出电子商城中的大规模采购业务｡拓展电子商城品类需经历烦琐的工作流程,导致突发性的采购需求很难得到及时满足｡主要表现在:调研阶段准备不全面､物料编码及选品链接准备不充分｡

2、扩展电子商城商品品类,合规高效保障供应

随着集团采购业务规范化､精细化的一系列措施出台,采购渠道朝着电商化采购方向持续推进;充分利用电商化采购渠道,重点推动消耗类物资试验项目提质增效方面取得新突破,既避免采购风险,又可以合规高效地保障生产现场供应｡基于电子商城的应用,充分考虑该模式采购优势的应用,如何改善优化劣势,通过自身工作方案挖掘利用电子商城采购模式潜力,扩展商品品类,合规高效保障生产现场供应,成为亟须攻关的课题｡

2.1采购过程存在问题分析

第一,提报月度采购需求时未能遵照年度采购的计划进行,实际提报与计划采购的时间不一致,存在重复提报同类物资需求的状况以及对概算进行过临时调整｡主要原因是不具备良好的计划管理观,未能正确意识到年统领､季调整的重要性与严重性,需求计划性与统筹性有所缺失,甚至还存在“有需求就买”的老旧思路,随意性过强｡第二,存在需求关键信息不完整､参考型号已被淘汰､规格参数不符､需求信息不清晰不准确的情况｡主要原因是标准化工作不到位,同类需求种类标准化调研不充分｡第三,单一来源采购占比偏高,个别项目采用单一来源采购方式的依据不充分,不符合制度规定的适用条件,存在审计风险,且缺乏竞争性,不利于降低采购成本,同时也存在很大的采购风险｡第四,消耗物资选用非招标或招标等采购方式,集中采购周期长｡如通过统计集团公司2019年二级集中采购项目耗时得出,物资类招标采购项目平均耗时68.2天,非招标采购项目平均耗时26.4天｡

2.2探索详述

某公司作为化工和电力相结合的示范电站,不仅有常规燃机电厂的通用性物资,还有煤化工行业的非标准物资｡这样的生产特点,也造成该厂采购需求呈现以下特点:种类繁杂､非标件多､定制件多､参考标准复杂｡

第一,定方向,做足做好需求采购前期调研准备｡以电子商城6种渠道为基础(京东､得力､晨光､史泰博､深圳齐心､深圳怡亚通),同生产部门成立攻关小组,就生产部门常用消耗品型号规格､月用量､频次开展双重调研,2022年形成焊条焊丝(44项)､高压紧固件(332项)､橡胶制品(31项)､碳钢管件(163项)和胶剂编织袋(21项)5类物资需求征集｡如:以焊条焊丝为例,一方面利用近3年采购数据进行数据分析总结,另一方面由生产部门充分补充缺失规格､参数信息,最终形成某类日常消耗物资清单｡

第二,示范点推进,以点带面,全面开展｡以支部共建为抓手,一是充分利用电子商城现有上架产品,同生产部门通力合作减少因SAP编码型号差异､单位差异等因素造成的不能采购情形,有力提升计划准确性,规避反复提报的情形,2022年机务组方面发现并避免51项物资采购,如清洗剂编码单位错误､抹布尺寸规格矛盾等｡二是为降低单一来源采购率,规避不满足要求的直购提供合规的解决方案,如运行部灰渣系统单元混凝剂和絮凝剂,既缩短了采购周期,又高效保障了生产需要｡三是为劳保､日用物资等大宗采购提供强有力支持,有效缩短了采购到货周期至少30日｡四是面对疫情复杂变化,2022年3月､9月､12月同办公室通力合作,3月实现口罩､防护服､消毒工具､折叠床等21类防疫物资24小时到货,有力保障现场需要｡五是以化工和动力班组物资为基础,依据调研清单同6个渠道商开展沟通,确认上线价格､时间､供应时间等关键信息,推动采购工作趋向于电子商城化,合规高效保障现场消耗物资供应｡

第三,全力推进电商化采购应用范围,2022年实现即时供应模式100%覆盖,目前在执行集团框架101项,如滚动轴承､润滑油脂､电缆､捞渣机备件､物位仪表等｡

第四,研究风险点控制,做好监督把控工作｡在集团公司电子商城现有制度基础上,内部不定期就新增上架物资价格进行监督检查,规避价格偏离市场价格｡

3、成果概述

调研汇总分析2020—2021年高压紧固件采购情况,同检修部化工专业形成332类高压螺栓螺母技术信息,在集团物资供应中心的指导下,2022年8月实现103项自营商城物资上架;调研汇总分析2019—2021年焊条焊丝采购情况,同检修部形成44类焊条焊丝技术规格信息,在集团物资供应中心的指导下,2022年5月实现44项渠道商城物资上架;调研汇总分析2020—2021年橡胶板采购情况,同检修部形成31类橡胶板技术规格信息,在集团物资供应中心的指导下,2022年6月实现31项自营商城物资上架(金能电力);调研汇总分析2020—2021年部分碳钢管件采购情况,同河北亿海､河北华涛2家厂家形成163项碳钢管件技术规格信息,在集团物资供应中心的指导下,2022年11月实现135项自营商城物资上架｡

实现电子商城采购金额356.68万元,占全年总采购金额的4.02%,电商化采购金额占比同比提升至40%,超预期完成目标10%｡同类消耗物资采购周期缩短10天,实现合规高效物资供应｡主要体现在两方面:一是防疫面前,实现48小时到货;二是检修过程中,消耗物资采购实现高效到货,有力保障工期｡

4、电子商城模式的改进策略

为合规高效保障现场物资供应,在现有的制度框架内,如何确保新模式继续发挥作用,并形成强大助力,依据2022年电子商城采购商品品类的扩展应用情况,针对典型事例开展了分析､归纳,并探讨提出可行的办法｡

第一,加大宣贯力度,优先采用电子商城采购模式｡一是从全局考虑,强制办公用品､个人劳保用品使用电子商城采购模式采购,并定期形成通报分析｡二是针对已从“自营商城”“渠道商城”上架完毕的物资,鼓励并优先使用该模式,特别是紧急采购､检修期急需节点物资｡

第二,警惕重要时间节点价格波动｡重要购物时点,采购人员应警惕电子商城的价格波动过大,选择合适的时机下单,避免造成成本损失｡

第三,强化需求计划审核,提高电子商城采购模式金额占比,使之常态化运行｡利用电子商城采购模式的3个方面大幅缩减采购过程环节,所涉及的物资采购效率再提高50%以上｡采购环节周转周期缩减,招标､非招标项目集中采购耗时整体缩短20%以上｡

第四,优化风险点控制,减少人为错误｡一是利用信息化手段的介入,与专职监督岗位的设立,有效减少人工操作导致的错误情形;二是需求审批和商品选购缺乏限制,增强采购人员的职业素养和提升计划､仓储环节人员的细心,为该模式优化提出新思路｡

第五,电子商城采购模式作为集中采购管理策略的重要体现,是一个长期的､动态的､可调整的､逐渐优化的过程｡借助大数据,精细化品类管理[3],推广同类需求标准化管理,尤其是针对未列入电子商城的高频次采购物资(密封圈检修耗材)､重要物资(轴瓦等)､通用物资(如油漆､抹布),联系物资生产厂家､渠道商城等信息渠道,充分了解掌握市场价格变化情况,制定､发布概算编制指导文件并动态调整,同需求部门和电子商城运营负责方共同扩展商品品类,有效应对突发紧急事件,未雨绸缪｡至于电子商城采购模式的推广则均是以“第三方模式”为模板,即与京东商城的自营业务类似,采购方与供应方仅需向电子商城提供产品信息,或向商城提取具体需求,则第三方会自动完成信息整理与规划,从而促进双方交易的顺利达成｡

电子商城新的采购模式主要针对四项业务进行调整,分别是ERP平台的电子商城需求､收发存业务､售后､结算业务以及订单｡经调整,四项业务之间形成了有效衔接,后经4个月的运行验证得知该模式成效显著｡提升的月采购金额达5%｡不仅如此,模式更新后,内部需求人员的心理需求也得到了100%的满足,但凡提出需求,“商城”便会自动搜寻合适编码,这样便有效降低了因货物不对版而出现的退换货行为;与此同时,自营物质透明化的价格使得超概项目明显减少,加之“京东自营”又有着独立的运输模式,能够在24h内送达80%的货物,极大提升了货期｡最后则是明显节约了办公､劳保等通用性的物资成本｡据统计,新模式实施头一月便为公司节约了15.42万元的采购资金,节约率达到了29.42%｡

有力的保障措施方能维护好新模式的运行｡对此,以下问题需在运行新模式的同时得到有效解决:一是SKU编码与传统编码存在严重冲突,需提高二者的适应性｡此点基于传统编码特征值的完整度有所欠缺,故需对编码审核予以高度重视,力求需求提报无冲突｡二是解决商品上线周期较长的问题,通过定制专门的上架商品编码模块,定期上报每周将要上架的商品,从而解决商品上线慢的问题｡三是预购商品数量及规格与商品相应物资不匹配,需建立通报考核机制限制采购环节｡四是设立统一的行为规范,协调解决好以下基础问题,譬如地区限售､部分商品库存不足等｡五是建立日常沟通与内部控制机制,确保与货物相关的全环节均是按照内部控制的要求执行,如到货清点､出库､入库以及质检等｡六是创新思维,解决无法上线特殊费用的问题｡新采购模式的推行,目的自然是要创新传统采购流程,促使传统电子采购逐步往细化采购的方向转变｡同时利用高效率的信息匹配让供货的周期得以缩短,这样既能提升采购管理的水平及效率,又能保障产品质量,继而让“采购”的内涵变得更加丰富｡

5、结语

基于电厂电子商城采购模式的应用,针对该模式劣势,通过自主扩展商城商品品类降低单一来源采购率,提升集采采购率,缩短采购周期,降低消耗类物资费用,合规高效保障现场物资供应｡

参考文献:

[1]周楠.HN公司集中采购管理改进策略研究[D].昆明:云南大学,2020.

[2]李晟.大唐集团———大数据时代能源央企采购供应链创新实践[J].招标采购管理,2020(9):13-16.

[3]刘明.J公司电子商务平台品类管理研究[D].北京:中国石油大学(北京),2018.

文章来源:王田硕,田震,李万阳.基于电厂电子商城采购模式商品品类扩展的探索实践[J].中国市场,2025,(09):177-180.