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论基层档案馆的档案信息化建设

2020-05-07 313 上传者：管理员

摘要：随着现代化科技的快速发展，互联网技术、网络技术、信息技术、通信技术等被广泛应用到各个管理环节，档案信息化建设可谓正逢其时，它可以让档案和资料能够实现数字化管理，准确、完整、快速的被收集、整理、存储、传递和调用，极大地节约人工成本，提高工作效率，提升基层档案馆的管理水平。运用科学、整体、系统的信息化技术进行档案管理已经成为了现代档案管理的发展趋势。本文介绍了档案信息化建设的内涵和意义，分析了档案信息化建设的现状及存在的问题，并提出了相应的改进措施。

关键词：
信息化建设
基层档案管理
档案
问题与对策
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当前，我国现代化科学技术成果丰硕，互联网技术、网络技术、信息技术、通信技术等发展是迅速，并广泛应用到社会的各个管理环节，并对管理活动产生着重大的影响。档案管理作为基层的一项基础性管理工作，其管理作用非常重要，它可以发挥参考、指导、提示等功能，对未来开展工作提供有效的支持和保障。档案信息化建设将信息技术和档案管理工作有机的结合起来，对档案的收集、整理、分类、存储等管理环节进行网络化、数字化、信息化处理，提升管理效率，并对相应的管理流程和环节进行信息的标准化管理，管理规范，标准统一，保密和安全性强，管理效率高，节约人工成本，这些特点将影响并推动着基层档案馆加速档案管理的信息化建设。档案的信息化建设可以让纸质的档案和资料实现数字化管理，满足各个部门的管理需求，推动基层档案馆实现持续发展。

一、档案信息化的内涵和意义

随着现代科技的快速发展，越来越多的行业和职能部门加入到了信息化建设大军，基层档案馆自然不能落后，加快档案信息化建设不仅符合时代发展潮流，并且是非常重要的提升档案管理质量和管理水平的措施和手段。档案信息化是指在进行档案信息资料管理过程中，对档案资料进行收集、整理、分类、存储、传递和调用等管理环节全面应用现代化信息技术，实现信息化管理，进一步提高档案管理工作现代化水平的过程。

基层档案馆的档案信息化建设主要是广泛利用现代化网络技术、信息技术、通信技术等，把档案信息资料深入开发，实现档案信息的收集、归档、共享、调用等管理过程信息化。档案信息化建设包括基础设施、档案信息资料、管理流程、应用系统等模块的信息化建设:

(一)基础设施信息化建设

基础设施信息化建设包括硬件和软件两个方面，不仅要引进先进的高新技术设备设施，改进档案存储管理环境，还要配套先进的信息化应用软件，促进档案管理信息收集、传递、共享信息化。

(二)档案信息资料信息化建设

档案信息资料信息化建设是要最大限度的将档案纸质资料实现数字化、电子化、信息化，要从档案信息资料的收集环节抓起，它是档案管理信息化建设的关键环节，在做好源头档案资料信息化，还要有计划、有目标的对原有的纸质档案进行实施信息化，同时还要兼顾其安全性和传递的便利性。

(三)管理流程信息化建设

管理流程信息化建设是将档案管理各个业务流程进行标准化管理，借助网络信息技术，保障管理流程顺畅，档案管理信息传递快速、有序。

(四)应用系统信息化建设

应用系统信息化建设是档案管理系统的运行速度和质量的保障，将传统的纸质档案建设成电子化、信息化的档案，可以有效优化档案管理流程，档案管理科学合理，优化管理的效率，提高档案的利用率。

档案管理信息化建设，可以使信息资源的传递和共享更加便捷，更好地挖掘档案信息资源潜力，档案资料管理规范，人员管理配置和管理流程更加合理，工作效率和工作质量大幅提升。

二、档案信息化建设的现状及问题

当前，档案信息化建设在各个地方档案馆的推广和应用已经非常普遍，基本覆盖到各个基层。但是各个单位的信息化建设发展程度不一，有些基层档案馆的信息化建设程度不高，且信息化利用频率和利用层次不齐，很多信息化设备设施和应用软件没有很好的利用起来，一些档案馆的信息化建设只是注重投入和建设规模，其功能和作用没有很好的发挥，有些档案馆信息化建设只是集中在档案资料收集和档案查询的服务阶段，没有完全发挥档案信息化作用，无法紧跟时代发展，无法满足管理的需求。当前档案信息化建设存在以下几个问题。

(一)信息化发展不均衡

基层档案馆的档案信息化建设水平不一，发展极不均衡。很多基层档案馆没有长远的规划或者规划不合理，很多档案信息化建设投入和实际工作情况不太相符，档案信息化建设方案的科学合理性还有待观察。

(二)信息化建设前期难度大

各个地方基层档案馆的基础条件都不如人意，档案馆的场地、设备设施、环境等相对较差，保存的档案资料质量也不是很理想，将这些纸质档案转换成电子档案工程量大，加之采集设备受限，信息化建设准备工作难度较大;很多基层档案馆缺乏专业和专职的档案管理人员，对档案资料的信息化建设工作的积极性不高，有些员工对档案信息化建设还有些抵触，工作质量和效率有待提升，有些管理人员没有认识到信息化的作用和重要性，信息化建设推广难度大。

(三)信息化建设管理不规范

很多基层档案馆的档案信息化建设没有与城市化建设规划统一协调，管理不规范，导致信息化建设过程中程序混乱，建设没有章法，档案信息化建设规划方案反复变动，缺乏长远性，很多信息化建设方案没有考虑基层档案馆实际工作情况，容易出现投入不切合实际、投资过大或者重复投入等现象。

(四)信息化流程不严密

很多基层档案馆的信息化建设程度不够深入，没有切实对档案管理的各个管理流程进行彻底的优化，与其他部门的协调、沟通、衔接不是很合理，有时会出现管理流程衔接不紧密，管理失位;很多工作流程和工作标准不明确，导致管理人员在工作中无法有序开展档案管理信息化建设工作，工作执行不到位，档案信息化不能达到闭环管理，影响着档案管理水平和信息化建设进程。

三、基层档案馆的档案信息化建设对策

(一)提高对档案信息化建设的重视程度

基层档案馆要提高对档案信息化建设工作的重视程度，要充分考虑所在地的城市化进程规划方案，并结合自身的实际情况与工作需要，设计适合自己的管理信息化建设工作方案，有的放矢，稳步推进档案管理信息化建设。档案馆全体管理人员要自上而下提高对档案信息化建设的认识，积极推进档案信息化建设工作，提升基层档案管理信息化水平。

(二)从实际出发做好档案信息化建设规划

基层档案馆的档案信息化建设要一切从实际出发，做好长远规划，稳步推进信息化建设实施。一定要结合所在地发展的实际情况，要以高站位、长远发展为目的，从实用的原则出发，做好基层档案馆的档案信息化建设规划。对档案信息化建设的每一个步骤都要进行细化分解，确定相应的信息化实现策略。对档案的收集、整理、分类、存储、传递、调用等管理工作环节，要有计划、有目的的稳步实施信息化，从资金投入、人员配备、信息化方案制定执行、效果检测等方面进行全面规划，妥善处理好档案资料的保密性和安全性，逐步推进档案信息化建设。在做好当下工作的同时，要对以前的档案资料规划好逐步实施信息化的方案，设定好实施计划、进度和目标，切实推进档案信息化建设。

(三)科学制定实施档案信息化管理标准

推进基层档案馆的档案信息化建设工作，首先要设立制定档案信息化管理规范和标准，指导各部门和管理人员进行工作。如果标准不明确、不统一，档案的信息化建设就会杂乱无章，制约着信息化建设进程。在对档案信息化建设工作进行整体规划的时候，就要抓紧制定信息化建设管理规范和标准，不仅要包含工作流程管理标准，还要覆盖所有档案管理信息化建设的每一个环节，确保管理流程标准化，而且每一个管理业务信息化的实施都有明确的标准，有章可循，有法可依，有效解决档案信息化建设过程中的各种问题，推进档案管理信息化建设工作有序进行。

(四)引进和培养档案信息化管理人才

档案管理信息化建设最终都要靠管理人才去实施、去管理，尤其是基层档案馆，要做好专业管理人员的引进和培养。策划制定先进的绩效管理制度，设置薪资管理办法，吸引专业的档案管理人员的加入。同时还要做好当前从业人员的业务能力的培养，定期组织专业知识培训，提高档案管理信息化建设人员的综合素质，为基层档案馆的档案信息化建设工作做好人才保障。

四、结语

档案作为一项基础性的信息资料，在如今信息化时代越来越发挥着重要的作用。基层档案馆也要与时俱进，从实际出发，全面引进并应用现代化科学技术，合理规划、科学设计、稳步推进档案的信息化建设工作，提高基层档案信息化建设管理水平，为社会的各项管理工作提供最可靠、最便利的支撑。

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