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PDCA循环在医院放射防护档案管理中应用研究

2024-07-08 45 上传者：管理员

摘要：近年来，随着医院标准化建设的发展，医院更加注重精细化管理和质控管理。放射防护档案作为医疗机构在开展放射诊疗活动过程中评价放射防护效果的一个重要依据，是医院管理的重要内容之一，做好医院的放射防护档案工作尤为重要。文章探索运用PDCA循环管理工具，解决医院放射防护档案管理中存在的问题，旨在推动管理模式由粗放管理转向全方位的精细化管理，通过健全放射防护档案管理制度、优化管理流程、建立良性管理机制，实现了管理效率提高和管理质量提升。

关键词：
PDCA
放射诊疗
放射防护
档案
精细化管理
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近年来，随着经济社会的发展，公众对医疗保健的需求不断增加，医疗机构特别是三级医院的放射诊疗人次逐年增加，对医院的放射防护管理也提出了更高的要求。由于放射防护档案管理工作的好坏，直接关系到医务工作人员身体健康和生命安全。因此，做好医院的放射防护档案工作就显得尤为重要。医院作为落实放射防护档案管理的主体，如何科学管理，建立符合实际的管理标准，成为各大医院研究的一项重要课题。PDCA循环又叫戴明环，是美国质量管理专家休哈特博士首先提出的，由戴明采纳、宣传，获得普及，从而也被称为“戴明环”。它是全面质量管理所应遵循的科学程序。由于PDCA循环是使任何一项活动能够有效开展的一种合乎逻辑的工作程序，特别是在质量管理中得到了广泛的应用。因此，医院决定依托实际，探讨运用PDCA循环管理工具，解决医院放射防护档案管理中存在的问题，旨在推动管理模式上由粗放的管理转向全方位的精细化管理。

一、放射防护档案建立的相关法律依据

对于放射防护档案的建立，相关法律法规做了明确要求，《中华人民共和国职业病防治法》《放射工作人员职业健康管理办法》《放射诊疗管理规定》等法律法规明确了开展放射防护档案管理的要求，要求用人单位应建立健全放射防护档案，并按规定期限妥善保存。其中，《职业病防治法》规定用人单位应当建立健全职业卫生档案和劳动者健康监护档案，并按照规定的期限妥善保存。在《放射诊疗管理规定》中明确医疗机构应当按照有关规定和标准，对放射诊疗工作人员开展上岗前、在岗期间和离岗时的健康检查，定期开展专业及防护知识培训，并分别建立个人剂量、职业健康管理和教育培训档案。《放射性同位素与射线装置安全和防护条例》中规定应当建立个人剂量档案和职业健康监护档案，个人剂量档案应当保存至辐射工作人员年满75周岁或者停止辐射工作30年。

二、放射防护档案主要内容

放射防护档案是指对放射工作单位和个人在放射活动中产生的各种档案资料，并对档案材料收集、整理、归档、利用和销毁的管理活动。放射防护档案系统记录了放射诊疗建设项目和放射诊疗设备、放射工作人员健康管理情况、培训情况等信息。具体可分为放射诊疗许可证档案、放射卫生管理制度档案、建设项目档案、放射诊疗设备档案、放射工作人员档案以及剂量检测仪器与质量控制设备档案等内容。

三、医院放射防护档案管理的重要性

第一，放射防护档案作为医院管理以及放射防护体系的重要组成部分，是劳动者健康变化与职业病危害因素关系的客观记录，是医疗纠纷、职业健康权益保障案件中区分权责的重要证据，对保障患者和医务人员的安全具有重要意义。第二，放射防护档案包括劳动者的职业史、职业病危害接触史、职业健康检查结果和职业病诊疗等有关个人健康资料。医疗机构通过建立完善的放射防护档案，可以动态监测放射工作人员的健康状况，及时发现健康问题并采取相应措施加以解决。第三，放射防护档案是防范辐射事故的重要手段。通过对放射设备的防护和性能检测、人员健康查体、个人剂量监测以及对放射源的使用、运输、储存等环节的严格监管，可以有效降低辐射事故的风险，防止因辐射照射导致的健康损害。第四，放射防护档案作为依法执业管理的重要内容之一，有效管理有助于提高放射防护管理水平。通过对放射防护档案的分析和研究，可以发现潜在的问题和不足，从而制定改进措施，提高医院放射防护管理工作的整体水平。第五，放射防护档案是放射诊疗设备使用和维护的重要记录，能够为医务人员提供设备操作和维护的参考依据，有利于提高设备使用效率和降低故障率，对于评估设备的安全性和稳定性具有重要意义。

四、医院放射防护档案存在的问题

1.放射防护档案管理制度不完善

医院放射防护档案的管理需要一套完善的制度作为支撑，但医院现行的规章制度不健全，标准不统一，缺乏明确的管理职责和操作流程，导致档案管理混乱，存在建档不规范、目录不清晰、排序混乱的现象。

2.医院投入不足，缺少专职放射防护档案管理人员

医院放射防护档案管理缺少必要的资金、人员和技术支持。现在医院缺少专门的档案库房、电脑、打印机、复印机等硬件设备设施以及信息管理系统。放射防护档案管理人员为兼职，档案管理人员综合素质不高，缺乏专业档案管理知识和技能培训，导致放射防护档案整体管理水平低下。

3.放射防护档案内容缺乏完整性和连续性

医院放射防护档案信息的完整性是保证其工作顺利开展的关键，现在医院主管部门对放射防护档案工作落实仍不到位，已归档放射防护档案信息不完整，缺乏必要的个人信息、体检结果和诊疗记录等，档案材料缺少持续补充、动态改进，给放射防护档案管理工作的开展带来困难。

4.医院重视程度不够，档案利用率低

医院对放射防护档案工作未足够重视，导致放射防护档案归档不及时，个别放射工作人员缺乏档案保管意识，导致部分放射防护档案内容失真、资料不全。目前，医院的放射防护档案利用率低，医院将档案材料整理归档后，很少根据情况利用，未能充分发挥其应有的作用。

5.放射防护档案存在多头管理、分散管理的现象

现在医院的放射防护档案管理工作是由医院多个行政科室以及放射诊疗科室共同参与，这样多方存档管理，不仅不利于集中管控，还会因交叉管理，导致权责不分、档案内容不健全甚至丢失的情况。

五、PDCA循环在医院放射防护档案中的应用

医院放射防护档案管理过程符合从计划（P）到执行（D）到检查（C）再到改进（A）的PDCA循环：一是计划（Plan）即“拟定方案”；二是执行（Do）即“统览进度”；三是检查（Check）即“查找问题”；四是改进（Act）即“总结改进”。四个阶段中总结改进是关键的一环，有两个步骤：一是巩固正确的措施，形成以后执行的标准；二是找出遗留问题，转入下一个循环。如此环环相扣，周而复始，从而将管理质量持续提升。

1.计划阶段（Plan)

分析现状，找出问题。医院现有放射工作人员260余人，放射诊疗设备50余台，按照上级要求，现已建立放射防护档案，但医院放射工作人员多、流动性大、设备繁多，这些特点给放射防护档案管理工作带来了极大的挑战。针对放射防护档案现状，医院召开专题讨论会，通过头脑风暴，梳理分析出主要是因为档案管理制度不完善、重视程度不高、投入不足、缺少专职档案管理人员等原因。针对存在问题的原因，医院制订了切实可行的计划与措施，推动放射防护档案管理工作高质量开展。

2.执行阶段（Do)

第一，建立完善的放射防护组织管理架构。医院成立由业务院长为组长，门诊部、医务处、护理部、国有资产管理处、基建等相关职能部门及放射科、核医学、临床介入科室、介入导管室、肿瘤放疗科等临床医技科室负责人，组成放射防护和辐射安全领导小组。医院领导小组负责制订医院放射防护档案工作年度计划，提前统筹安排。

第二，建立健全关于放射防护档案管理方面的规章制度。医院根据法律法规和管理标准要求，建立健全各项放射防护档案管理的规章制度流程，并按照要求层层落实责任，逐步形成完善的档案管理体系。

第三，医院成立专门档案室，配备办公设备设施，并安排一名放射防护档案专职工作人员负责全院放射防护档案管理工作。临床医技科室安排一名人员负责本科室的放射防护档案管理，协助做好个人剂量监测、职业健康体检和人员培训等档案的收集工作，最终统一交由医院放射防护档案室集中管理。

第四，加强人员培训，提高业务水平。放射防护专职人员通过外出学习、自学等方式，加强对档案专业知识、放射防护知识和基建档案等方面的学习培训，提高自身综合业务水平。同时，利用院内培训、科室培训等多种形式，加强对全院放射工作人员的培训，提高对放射防护档案的认识和主动保管档案的意识。

第五，加强信息化建设，建立放射防护档案动态保管机制。医院在人力资源系统基础上建立了放射防护档案管理模块，采取实时更新的信息化管理模式，将档案内容及时、客观、真实地记录更新在电子档案信息库中，实现纸质档案与电子档案相结合。

3.检查阶段（Check)

检查小组根据年初制订的计划，通过日常质控检查、上级主管部门督查等形式，检查个人剂量监测档案、职业健康查体档案、放射诊疗设备档案、放射诊疗项目许可档案和放射工作人员培训档案等。对检查发现的问题及时反馈给相关部门和个人，相关部门和个人按照上级要求整改落实，不断提高放射防护档案管理水平和管理质量。

4.总结改进（Act)

根据检查阶段的检查结果，综合评估医院放射防护档案管理和建设情况，并整合汇总仍然存在的问题，由领导小组及专职人员共同分析存在的原因，探讨解决问题方案，将本次PDCA循环解决不了的问题，带入下一个PDCA循环。在总结经验、改进不足的同时，继续结合工作实际，建立修订新的放射防护档案管理标准，定期组织人员检查梳理，不断改进影响放射防护档案管理质量的因素，形成长效管理机制。

六、结果及成效

医院在PDCA循环管理模式下，成立了专门的放射防护档案室，将放射防护档案集中管理，并加大了投入力度，通过不断完善档案管理规章制度、加强档案管理人员培训、信息化建设等措施，放射防护档案管理工作取得了显著效果，医院整体放射防护档案管理水平上了一个台阶，使用感受有了质的飞跃。

首先，在PDCA模式下打破了原有管理模式的束缚，确保放射防护档案长期保存、实现资源共享，实现科学管理、及时查询和快速统计，利用信息化手段，极大地提高了档案利用效率。

其次，在PDCA模式下实现了放射防护档案资源整合，改进了管理方式。对档案资源整合，在管理过程中工作人员采用新技术、新方法对档案数据收集、整理、分析，有助于改善档案文件归档的方式，提高档案整理和归档的质量和效率。

最后，在PDCA模式下培养档案管理人员综合能力，打造一支技术过硬的档案管理队伍，通过改进管理方式，提高档案管理水平，从而进一步实现放射防护档案的规范化、标准化建设。

七、讨论与建议

1.实施PDCA循环，应当集中统一管理放射防护档案

医院应当设置专门的放射防护档案室，由档案室集中统一管理放射防护档案，建立健全放射防护档案管理制度，明确管理职责，规范操作流程，确保档案管理的科学性与规范性。同时，落实管理责任制，由专职放射防护管理员负责及时将相关资料收集、整理，移交档案室保存，从而确保资料的完整性，便于管理和使用。

2.实施PDCA循环，需要建立一支专业的放射防护档案管理队伍

医疗行业快速发展的今天，医院应重视和加强对放射防护档案管理人员技能和知识的培训，提高其综合素质和业务能力，培养和造就一支既懂放射防护，又懂档案管理的专业档案管理队伍。同时，应建立系统的放射防护档案培训机制，积极开展院内培训，提高大家对放射防护档案管理工作的重视程度。

3.实施PDCA循环，积极开展放射防护档案动态建设

在原有放射防护档案的基础上，也应积极开展档案的动态管理。建立动态管理机制，及时检查更新档案内容，做到长期保存、动态管理。通过对资料开展有序的整理、归档、定期修改、实时提取资料以及查询，从而满足医院对放射防护档案管理工作的需要。