企业信息资源规划中的管理信息系统指的是用于收集、处理、存储、分析和传递信息的系统，能更好地支持企业管理、决策工作的开展。以往企业对信息资源的规划缺少有利技术的支撑，所以规划和管理、利用效果不够理想。而利用该系统，可自动化处理日常事务，如数据录入、报表生成、流程审批等，提高管理效率，也能提供各种数据分析工具和报表，帮助管理者了解企业运营情况，做出更明智的决策。另外，该系统还可帮助企业识别资源浪费，优化资源配置，提高资源利用率，也可辅助企业更好地了解市场环境、客户需求和竞争对手情况，提升企业竞争力。对此，为发挥该系统上述功能作用，必须做好系统的效用分析、实际应用等方面的深入研究工作。

一、企业信息资源规划管理的意义

随着信息技术的发展以及数字经济时代的到来，企业面临着越来越多的信息化挑战，如信息孤岛、数据冗余、信息安全等问题。为了应对这些挑战，企业需进行信息资源规划管理。其意义体现在以下几个方面：第一，避免信息孤岛。信息资源规划管理可将企业各部门、各系统的信息资源整合起来，实现信息共享，避免信息孤岛现象。第二，提高信息质量。信息资源规划管理可制定统一的信息标准和规范，提高信息质量，确保信息的准确性、完整性和及时性。第三，提升信息安全。信息资源规划管理中，通过制定信息安全策略，加强信息安全管理，防止信息泄露和丢失。第四，降低信息化成本。信息资源规划管理可优化企业的信息化建设，避免重复投资，降低信息化成本。

大数据时代，企业信息资源规划管理开始面临着新的挑战和机遇。首先，挑战。信息技术更新换代速度快，企业需不断学习和适应新技术，才能有效地利用信息资源；企业数据量不断增长，如何有效存储、处理、利用这些数据成为一大挑战；网络攻击、数据泄露等信息安全事件频发，企业需要加强信息安全防护；缺乏具有信息化管理经验和技能的人才，制约着企业信息资源规划管理的实施。其次，机遇。大数据、云计算、人工智能等新技术的应用，给企业信息资源规划管理带来了新的工具、方法，能帮助企业更好利用信息资源；而企业通过利用信息资源，更好地了解市场需求，制定更有效的营销策略，开拓新的市场。为了化以上挑战为机遇，促使企业在规划、管理信息资源的基础上，实现有效、高效利用目标，必须考虑的现实问题就是如何构建并运行管理信息系统。

二、企业资源规划中管理信息系统的效能

（一）提高工作效率

企业经营发展的过程中，一系列业务的开展和各部门工作的推进中，不仅会涉及复杂的工作流程，同时也会产生诸多的信息，以往的信息规划管理未能受到应有的重视，所以工作中大多是采取人工方式，如人工进行表格的录入、制作等，低效化问题相对突出，也无法为信息的质量提供保障。而管理信息系统能自动化处理大量重复性任务，如数据录入、报表生成、流程审批等。这会直接解放员工的精力，让员工专注于更具战略性、创造性的工作。例如，销售人员可使用CRM系统自动记录客户信息、管理销售流程，提高销售效率。

（二）提升决策质量

企业运行中，为了保证自身的稳定发展，不容忽视的一项工作就是决策的制定。虽然诸多企业进行这项工作时，也会依据一些报表、信息等，但从实际情况看，由于人工模式下的信息录入和处理并不能完全保证信息的可靠性、全面性，所以无法为决策的制定提供有效的依据，这就会给决策的可行性造成影响。而管理信息系统对决策质量的提升有极大的现实意义，其能收集、整理、分析大量数据，并提供可视化的报表和图表，为管理者提供数据支持，帮助他们做出更准确、更合理的决策。如财务报表分析系统的搭建与应用，可辅助企业领导层洞悉财务状况，从而制定更有效的财务策略。

（三）加强内部沟通与协作

这是企业内部各部门、团队、个人之间进行信息传递、意见交流、共同完成目标的活动，及时、有效地沟通与协作，能确保信息准确传递，避免重复工作，提高工作效率，还可促进团队成员之间的相互了解，建立信任，增强团队凝聚力，共同完成目标，更有助于企业收集全面信息，进行更深入分析，最终做出更合理决策。管理信息系统在企业内部沟通和协作的强化上有重要作用，它能提供统一的平台，方便员工进行信息共享、协同工作，实时跟踪项目或业务等的进度，及时沟通解决问题，提高团队协作效率。

（四）降低运营成本

企业的运营需要依靠大量的成本来维持。从现代企业情况看，即便是中小企业，但仍具有一定的规模，且部门和人员数量大，任意环节工作的开展都需要诸多的成本投入，导致企业需要投入诸多的运营成本。如沟通方面，涉及会议、培训、电话、邮件等费用；不仅如此，效率低下也会造成一定程度的成本支出，如由于沟通不畅或协作不足导致工作效率低下，也会增加企业的运营成本。在降低运营成本方面，管理信息系统的价值不容小觑，其可以优化业务流程，减少人工操作和纸质文档的使用，降低企业运营成本。

（五）增强企业竞争力

竞争力是企业面对激烈市场竞争环境保有自身优势地位的中坚力量，关系着企业的生存和壮大。以往企业的竞争力通常体现在三个层面，即产品层、制度层、核心层。但在数字经济时代，面对内、外部的海量数据信息，企业若不做出及时的应对，极有可能会影响自身竞争力的不断提升。目前，越来越多的企业为了增强自身竞争力，开始加快了内部管理系统的建设步伐，其中之一就是管理信息系统，原因是该系统能辅助企业快速应对市场变化，提高企业敏捷性，增强企业竞争力。

三、传统的企业管理信息系统缺陷分析

（一）数据孤立

数据孤立问题的存在，主要是因企业各部门数据管理方面是以独立系统为主，且此类系统构建主要是基于功能模块。因系统间数据共享、交换机制相对缺乏，所以给不同系统中数据的沟通、整合造成了影响，随之就会引发数据孤岛、信息孤岛等问题。这种问题的存在也意味着相同或类似数据以多次冗余的方式存储于不同系统，而在某一部门对某类数据存在使用需求的情况下，通常要立足多个系统进行搜寻，搜寻的复杂性、繁琐性特征，既浪费资源、又浪费时间。不仅如此，来自各系统的数据均是为了满足各系统所在部门的实际使用需求，所以数据的形式、格式也会千差万别，这是导致数据不一致的主要因素。另外，这一问题的存在，还会影响到各部门获取整体、全面的数据视图，导致各部门尽可能根据本部门数据规划、开展工作，难以实现各部门之间信息的高效化流通，最终受信息孤岛的影响，即便各部门一再强调协作和协调，但过程中的复杂性、难度会大大增加。上述问题的存在还会制约企业对数据的整体获得、分析和评估，最终无法更好掌握当前的运用情况、市场变动等。

（二）信息滞后

企业在新时代发展步伐日益加快，越发意识到了内部管理与科学技术整合的重要性，因此，一系列管理系统逐步得到建设，其中就包括管理信息系统。但需要注意，部分企业随着自身的发展，未能与时俱进地优化、升级管理信息系统，造成了信息滞后。从以往的管理信息系统情况来看，在信息处理方面大多定期以集中的方式更新、处理数据，而这一方式的周期化更新特征相对明显，且即便数据出现了变动情况，也通常要通过下一批处理时间点来反映，影响了信息的即时更新，最终延误管理层对业务情况的了解，导致其无法对自身整体运营状态有一个客观、精准、整体上的把握，限制企业、管理层对市场动态判定、调整，这造成的一个严重后果就是决策效率、灵活性都很难得到保障。另外，受到上述因素的影响，企业应对突发情况时，由于信息存在滞后性，也会危及对应处理方案的第一时间制定和落实。

（三）系统僵化

过去，企业构建管理信息系统时，遵循的原则或者说核心所在就是特定需求。这不仅导致系统结构不具备一定的灵活性，同时，系统的复杂性也会大大增加，加上系统结构有较高耦合度，所以系统各组件需协作、互相依赖。这种情况下，即便微小的改动，都可能会导致系统总体出现一种对应的连锁反应，而这会增加修改、扩展方面的难度。随着企业规模的扩大，需求会出现变动，这时极有可能会大幅优化、调整整个系统，导致大量时间、成本随之耗费。与此同时，受到系统僵化的影响，企业也难以契合时代和自身工作需求及时进行技术的创新。也就是说，若传统系统的拓展、优化较难时，会影响到企业对新技术的关注、引入，也难以更好开发系统的诸多功能模块。长此以往，企业在应对一系列变动、竞争时，如市场的频繁变化、竞争的日渐加剧，会难上加难，且企业的信息化建设也会逐渐呈现出一种落后、较被动的局面。

（四）存在安全风险

第一，数据安全风险。如泄露、篡改、丢失等，风险的诱因主要是传统系统加密、权限控制机制欠缺，数据未经授权的访问或篡改问题极容易出现，一些敏感数据也会逐步暴露在外部环境中，进而影响企业业务与声誉。第二，遭受恶意攻击、病毒感染概率大，这主要是因为传统系统存在漏洞、缺陷，即网络安防不力，继而频繁出现了受攻击、受病毒侵扰等方面的问题。第三，受限于技术水平低，内部员工权限滥用、操作不当风险大，是因传统系统缺少健全权限管理、审计机制所致，严重危害企业经济利益。第四，传统系统对安全事件响应、恢复难度大，原因是一些功能模块的建设相对滞后，如实时监测、预警等，导致面对安全事件时，及时地发现、应对受到了制约。而在系统服务需要较长时间才能恢复的情况下，不仅会中断业务，同时也会造成一定的经济损失。

四、企业资源规划管理信息系统的优化措施

（一）制定数字化转型战略规划

大数据时代，企业构建现代化管理信息系统，必须立足数字转型战略规划。第一，要意识到数字经济时代自身数字转型的目标、愿景。第二，评估系统并分析需求，其中的评估主要目的是掌握、了解当下系统现状，如软硬件、数据管理等；而对于需求分析来说，强调的是立足业务、用户，分析需求，将转型中的关键功能、技术支持明确好。第三，在系统开发、选型策略的科学与合理制定上提高关注度，该方面应以评估、需求分析结果为参照，考虑选择自主研发，或是外部系统的引进。以外部系统的选择为例，应注意各供应商能力、系统可靠性和适配度等方面的评估，同时结合自身需求进行选择；而对于自主研发来说，要注意开发周期、成本等诸多要素内容的考量。其中对于开发的策略，可视情况来选择，如敏捷开发、原型开发、模块化开发等，实现开发周期的尽可能缩短。第四，现代化管理信息系统的建设并不属于一次性的工程，后续持久的投入、升级、优化、管理也十分必要。这就需要企业将系统维护方面的职责、程序确定好，通过规范运维、优化、更新机制的构建，加上对新技术发展、市场动态的关注、了解，确保第一时间优化、升级系统，以更好适应市场变动和企业当下业务需求。

（二）深化组织文化转型与人才培养

为了保证该系统在企业各环节、各部门的贯彻，使其效用得到充分发挥，企业构建现代化管理信息系统也应注重组织转型、人才培养方面的工作。原因是系统的操作、运行都需要依靠人来进行，若企业内部人员的观念、行为模式与工作方式等不够与时俱进，无法适应系统的运行需求，导致系统利用率不高或操作存在不当等情况，不仅难以发挥系统的作用，同时也会使得系统沦为一种空谈，造成严重资源浪费问题。对于深化组织文化转型来说，强调的是基于组织内部价值观、行为模式、工作方式的优化、改变，更好适应时代，尤其是适应大数据、数字经济等时代的需求。在这方面，需要构建好企业健全的人才培养机制，机制要涉及人才的选拔、培养、激励、评价等诸多方面，对优秀、专业的信息化、数字化人才等进行吸引、留用。与此同时，也可与高校、专业培训机构等建立紧密的合作关系，通过有关培训项目的组织、开展，为企业内部人员提供针对性学习空间、机会。除此之外，也要利用好人才交流、合作等手段，要和其他企业就成功经验、优秀资源进行积极共享，从而借助跨界合作的模式，开展人才培养工作。

（三）信息系统与业务流程紧密结合

在信息化、大数据时代，企业内部的管理信息系统不仅是支持工具，更是企业竞争力的彰显。第一，清晰、规范业务流程模型的构建，同时对接到管理信息系统方面。企业要注意对自身当下业务流程的深入了解、分析，确定支持功能模块，分析如何立足系统体系、落实业务流程。同时，注意对业务流程复杂、灵活等特征的考虑，确保系统运行能满足不同业务流程需求。第二，在数据统一、整合上提高关注度。由于各部门、各工作环节都会生成海量的数据，且数据格式、标准可能有所不同，所以现代化管理信息系统的运行中，要采取针对性的方式，有效整合不同系统数据，如数据接口、数据转换等，为数据信息连贯、可靠提供一定保障。第三，在人员培训、组织变革上提高关注度。对于现代化管理信息系统的运行来说，要使其适应企业业务开展情况，必须重设、优化调整业务流程，如组织结构、岗位职责等。这就需要企业立足有关人员，做好针对性的培训工作，确保人员对系统和业务流程的掌握程度、熟练程度得到提升，以便对市场变动所带来的挑战进行积极适应、良好应对。期间也要变革组织文化、价值观念，要在企业文化、管理理念方面，有意识地渗透信息化、大数据等理念。

（四）加强信息安全管理与风险控制

在科技迅猛发展且逐步普及的背景下，企业获益的同时，面临的信息安全威胁、风险隐患也逐步增多，而诸如数据泄露、网络攻击等的威胁隐患，往往会造成异常严重的后果。考虑这一情况，必须在信息安全管控上提高关注度并加大力度，为企业重要信息提供保护作用，并确保业务的连续性。首先，健全安全管理体系的构建，涉及信息安全组织、职责的确立，也应将对应的政策、标准明确好，同时要注意有关流程、规范的构建，还要立足内部人员做好针对信息安全方面的培训、宣传等工作。这种统一管理框架的构建，能更好且全面监管管理信息系统，为信息机密完整、可靠提供一定保障。其次，基于现代技术措施的应用，在信息安防、监护上加大力度。这方面主要涉及防火墙、入侵检测、网络加密等诸多技术手段，上述技术都能够定期扫描安全漏洞，也可保障补丁更新的即时性。另外，安全事件监测、响应机制的构建也十分必要，有助于各类安全事故的第一时间发现与处理，使风险造成的影响尽可能减少。最后，和有关专家、对应机构进行合作，围绕信息安全方面的征兆、威胁情报、经验等进行共享，促进自身安防能力、应对水平的提高。

五、结束语

总而言之，信息资源是企业发展的重要战略性资源，企业信息资源规划、管理、利用是企业信息化建设的重要环节。其中管理信息系统作为信息资源规划、管理、利用的重要组成部分，能为企业发展提供强大的支持。随着信息技术的不断发展，该系统也将不断演化，为企业创造更大的价值。一方面，系统将融合人工智能、大数据等技术，实现智能化分析、预测和决策，帮助企业更准确地了解市场趋势、预测未来发展。另一方面，系统将成为现代企业数据驱动决策的重要支撑与必要依据，帮助企业利用数据做出更科学、更合理的决策。相信在业内人员共同的努力下，管理信息系统的效用也会最大化发挥，企业得益于该系统的不断完善与优化升级，也会大大提高自身的竞争实力。

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文章来源:俞坤浪,姜瑜,姜勇,等.管理信息系统在企业资源规划中的效能分析[J].中国集体经济,2024,(31):17-20.