2020-03-06 518 上传者:管理员
摘要:随着我国市场经济的快速发展,人们的生活品质也在不断提高,社会运转结构也发生了改变,这位办公室行政管理带来了全新的挑战。当前传统的办公室管理模式无法在适应新的发展形势,而且也暴露了许多的弊端,从而对我国现代化进程产生了非常不利的影响。那么,想要提高办公室行政工作质量与效率,就要把办公室行政精细化,这对于我国企业、高校及政府办公室行政管理都有着十分重要的意义。因此,文章以行政管理的现状与发展,研究分析了办公室精细化管理思路,并且提出行政精细化管理的有效策略。
办公室行政管理工作是企业、高校或政府部门行政工作重要组成部分,然而由于办公室行政工作内容复杂、体量大、涉及部门数量众多。在实际行政管理中难以面面俱到,往往存在诸多漏洞或问题,为企业或政府机构后续工作带来严重的影响。因此实施精细化管理,有利于办公室行政管理的有效推进。以其灵活性、创新性优势能够更加科学地将办公室管理工作做到细节化、精细化,逐渐提高办公室行政管理效率。
一、我国办公室行政管理的作用
广义行政管理是指我国政府运用权力对社会各领域内各项事务,实施针对性、合理性管理活动,以其协调社会经济发展,达到促进国民生活水平提升的目的。狭义行政管理则广泛指代现代企业、高校、国有企业、事业单位及民营企业的办公室行政事务工作。然而无论行政管理主体属性划分如何,办公室行政管理主要涵盖办公用品、日常事务、文书档案、车辆、会议、涉外关系、人力资源、员工福利等管理工作,与行政主体机构管理运营及员工基本利益具有紧密联系,拥有显著的特殊性、敏感性及灵活性。因而办公室行政管理在实际管理环节中具备以下作用:首先是管理,行政管理部门通过部门特性与其他相关部门建立直接或间接联系,通过落实上级工作管理精神,实现各级部门相关管理工作,促进行政主体经营活动能够正常有序地运转。其次是协调。根据面向对象不同可分为两个层面,其一是内部协调,通常由于行政主体管理内容发生重大改变,部门与部门间工作对接、联系等环节易存在较大问题,因此需要行政管理部门进行有效调节,从而充分贯穿上级指示,落实具体工作环节,推进各部门发挥职能作用。其二是对外协调。尤其是政府、企事业单位及高校行政管理部门,在实际运营中作为行政主体对外的窗口、纽带及沟通桥梁,负责协调外部对行政主体机构的需求及意愿,进而发挥行政管理工作最大效用。
二、我国办公室行政管理的现状
在我国现代办公室管理体系中,一直沿用传统经验式管理模式,管理内容、形式及方法一成不变,难以有效推进行政主体对适应新形势下的行政管理工作的进程,不利于行政主体的健康发展,极大降低行政管理质量及效用,分化各部门间的权利及责任,为未来管理工作埋下诸多隐患。以管理内容及形式层面上进行分析,当代办公室行政管理主要有以下三个方面的问题:首先是制度不完善。管理制度是行政管理关键组成部分,是通过行政化手段,以利用静态措施规范人员行为及言谈。管理制度不完善将对行政主体日常管理工作带来不利因素,特别在职责划分层面、绩效评估层面,无法构建完善的管理制度,将导致部门职责划分模糊,处理关键事务时,部门间或人员间会存在相互推诿拖沓的问题,不利于上级任务及指示的有效落实,为行政主体管理工作带来沉重负担。而面临重大问题时,又无法有效追责部门或人员,对行政主体威信产生严重影响。甚至促使其他相关管理制度流为形式,增加办公室行政管理负担。其次是经验为主、上者为大、老者为尊,具有明显官僚气息。在我国目前办公室行政管理中,经验为主问题尤为严重,在处理具体事务时,难以结合实际情况及需求,往往以行政管理者经验为导向,进行相关事项的行政管理,导致办公室行政管理计划性缺失、目标不明确、员工或办公室人员积极性不足、凝聚力缺位。在新时代背景下,我国社会经济体系、国民生活观念发生巨大改变,如仍旧依托传统经验思想,将难以适应当代的社会发展,严重影响行政主体的业务发展及对外行政力度。最后是办公室行政管理员工或人员专业化水平低下、管理意识匮乏、职业素养不高、行政管理质量及效率有限等。办公室人员是办公室行政管理的主体,相关工作人员不能拥有良好的职业意识及能力,将限制行政管理工作推进行政主体机构发展的步伐。
三、办公室行政精细化管理思路
(一)细化考核指标
传统办公室行政管理内容及方法落后,无法促进新形势下行政主体发展的要求。促进办公室行政管理精细化进程。首先应细化行政管理的考核指标。针对办公室管理责任划分不清、管理事项模糊、给行政主体运行带来诸多问题。实施办公室行政精细化管理,能有效杜绝此类问题发生,维护企业合法权益。行政精细化管理主要指将办公室管理事项进行有序拆分,明确每项事务工作目标、工作体系及具体环节,以便从全局视角进行把控,控制并理清各工作环节进度,从而通过建立科学合理的办公室工作流程体系,提升行政管理的质量及效率。其次通过量化各工作环节完成质量及完成情况,落实行政主体各项绩效制度,从而通过提升整体工作质量及效率,推动行政主体机构工作的全面发展。
(二)深化制度管理
办公室制度体系是办公室行政精细化管理落实的基础,需要办公室主管人员以严格的规章制度形式构建出详细的工作流程,从而指明各工作环节的具体要求,明确办公室相关人员责任及义务、从而规范工作流程、提升办公室行政管理的效率及质量。在构建合理科学的工作流程的前提下,需根据办公室实际需求,制定相关工作环节完成标准,包括工作质量标准、完成时间标准、具体操作方法标准等。相关主管人员应落实规则制度,严格依据工作标准进行相关办公室人员日常工作的监督及评价,从而保障相关工作的有序进行。由此可见,办公室行政精细化管理需以制度为依托,实施各工作环节细分化、标准化,进而从全局视角对各项工作完成情况及质量进行严格把控,促使办公室行政管理质量及效率的提升。
(三)强化内部沟通
行政精细化管理需要协调行政主体各部门间的工作流程及环节,只有强化部门间沟通,建立有机的联系,才能有效推进行政精细化管理进程。特别在相关规章制度层面上,办公室行政管理不应局限于单一层面上,应将视角置于公司、高校或企事业机构各部门整体运行中,结合各部门实际工作情况及需求,科学而合理地构建出符合各部门实际状况的规章制度。而强化部门间内部沟通,能有效促使行政管理部门深化对各部门间的运作、业务、管理等诸多事项的认知,进而能够有效地将行政管理工作渗透到各部门日常工作体系中,最终通过各部门间通力合作,形成行政管理系统化、协调化、时效化及有序化。此外,在进行各部门工作协调及沟通时,应有效控制相关运作成本,以行政主体利益为核心,降低不必要的费用支出,从而将办公室行政精细化管理工作做到位,提升各部门及各项工作质量。
四、办公室行政精细化管理措施
(一)加强文化建设针
对以经验主义为主导的传统办公室行政管理模式,应以政府机关文化或企业文化建设为前提,通过营造良好的文化环境,潜移默化中转变办公人员办公思想及观念,特别是处于办公室主管层次及资历较老的工作人员,以引导其改观传统思维模式,转变当前办公室行政管理内容及方法,接受当代先进的管理理念,从而落实办公室行政精细化管理进程。首先在构建企业或政府机关文化时,应注重行政主体机构核心思想,理清行政管理的主体方向,从而结合当前管理状况及人本管理思想,营建出以推进办公室行政管理核心的文化氛围。其次,应选取精细化管理模式,落实到办公室行政管理各个环节,将精细化思维贯彻到各部门工作当中,提升其对精细化管理理念的认识,深化部门日常管理、业务及行政等各项工作。
(二)构建制度体系
首先,办公室行政精细化管理应以深化制度管理理念为前提,制定符合当代社会发展、科学合理的管理制度,对监督、考勤、评估、调研及财务等相关工作环节进行详细了解,使办公室行政管理划清职责归属,明确各环节工作内容及具体风险,从而实现员工工作的有责可循、有据可依。其次,营建办公室行政管理制度的前提,不仅要将各部门工作精细化、标准化,更应明确个部门之间的工作重心及工作目标。通过合理的监督制度制定,有效督促各部门发挥相应的职能作用,以便为行政主体机构可持续发展提供充分的驱动力量。进而提升办公室行政管理凝聚力,激发办公人员工作的积极性及主动性。
(三)加强人员培训
办公室行政管理人员是行政主体机构管理的核心,行政人员职业素养、办公观念及处事风格对办公室行政管理工作具有极大的影响。因此行政机构应强化对办公室行政管理人员培训力度。首先应以思想理念培养为主,提升相关人员工作态度,思想觉悟,促成相关行政管理工作责任感及使命感的形成,以身作则,以个人修养及修为营造出良好的环境氛围。其次,应加强办公室主管人员管理能力、管理方法及相关行政能力的培训。可结合西方先进行政管理理论,从营建文化环境入手,以精细化思想为导向,促进办公室主管人员各项业务能力及行政能力的提升。
五、结语
在新形势视域下,我国传统办公室行政管理理念已无法适应社会市场经济发展的需求,更难以促进行政主体机构提升相关行政管理工作的质量及效率。办公室行政精细化管理旨在将办公室工作目标精细化、环节具体化、制度目标化,进而提升办公室工作人员工作效率,促进政府、高校、企业及事业单位办公室行政管理的发展。
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基金项目:本文系东莞职业技术学院课题“粤港澳大湾区建设背景下高等职业院校战略人力资源管理研究”(项目编号:2018c16).
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2021-08-13我要评论
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