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浅谈提升民办高校行政管理工作效能的方法

2020-04-29 486 上传者：管理员

摘要：行政管理部门提供的支撑与保障是民办高校发挥基本职能的基础，因而行政管理工作效能的提升有着重要价值。目前制约着行政管理工作效能的提升的问题主要有行政管理人员业务素质不高、建设机制不完善等，为解决这些问题，民办高校应从完善激励与考核机制、健全培训体系、科学合理设置行政组织机构等方面下功夫。

关键词：
工作效能
建设机制
民办高校
行政管理
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随着我国经济的快速发展与教育改革的不断深化，新时期对高等院校提出了更高的要求。行政管理部门作为高等院校的重要组成部分，承担着人事管理、学生管理、教学管理、财务管理等一系列综合服务工作，为高等院校全面发展提供强有力的支撑与保障。提升行政管理工作效能有利于高等院校发挥人才培养、发展科学、服务社会、文化与创新等基本职能和正常运转[1]。就目前看，民办高校因办学历史短、办学资金来源单一、身份定位不清晰等原因，相比起公办高校，一直处于弱势地位。因此，研究如何提升民办高校的行政管理工作效能，对于增强其核心竞争力，具有现实意义。民办高校的行政管理工作主要体现在中层干部的统筹、决策和基层行政管理人员的执行、服务层面上，本文将从后一角度出发，从多方面入手分析民办高校行政管理工作效能的制约因素，并提出有效的提升策略。

一、民办高校行政管理工作效能的制约因素

（一）个人层面。

1.行政管理人员业务素质不高

一方面，因为一些民办高校在招聘行政管理岗位时门槛较低，所以行政管理人员的学历水平与专任教师相比存在较大的差距，而且专业学科背景各异，具有非管理、教育类背景的人员占相当大的比重，通常不具备专业的管理知识与能力[2]。另一方面，对于部分行政管理人员而言，他们容易被高校相对安逸和稳定的环境迷惑，受惰性思想支配，欠缺竞争意识与学习精神，处于故步自封的状态，导致管理方法和理念跟不上时代的步伐，办业务全靠经验和“吃老本”。2.行政管理人员建设机制不完善

（1）培训体系不健全。一些民办高校“重教学科研，轻管理”，各种进修、培训学习、职业发展方面的政策支持明显倾斜于教学科研人员，而行政管理人员往往处于被边缘化的地带。首先，因高校行政管理工作较为繁杂，具有重复性、单一性、机械性等特点，所以培训内容多数集中在浅层次的技能培训，忽略深层次的专业知识培训[3]。其次，受职务、职称、资历等因素限制，培训学习的受众面有限，效果不尽如人意。大到参加境外进修，小到组织校内专题培训，往往要求参加人须具备中级以上职称、科级以上干部、入职本校满几年等条件，使有意增长见识的行政管理人员望而却步。再次，与教师岗位的弹性工作制不同，行政管理岗位实行的是坐班制，工作时间与培训时间的冲突需要多方协调。因缺乏培训的机会和学习的平台，导致部分行政管理人员难以与前沿接轨，掌握先进的管理知识与方法，专业水平明显不足。

（2）激励机制不足。激励分为物质激励与精神激励，物质层面的激励最直接地体现为个人的薪酬待遇。合理的薪酬待遇是对行政管理人员的认可与肯定，可以提高他们的满意度与幸福感，激发他们的工作热情，促使他们全身心地投入事业发展，有效提升行政管理工作效能。但现实是，民办高校普遍存在行政管理人员的薪酬设计不合理、待遇偏低、社会福利得不到保障等问题，无疑给行政管理人员带来消极影响，进而挫伤工作积极性。

（3）考核体系不完善。考核有着强大的助推作用，可以帮助行政管理人员对过往的工作进行总结与反思，充分认识工作上取得的成效与存在的短板，做到扬长避短，达到自我提升的目的。但目前，部分民办高校考核体系存在不同程度的缺陷，挫伤行政管理人员的积极性，制约行政管理工作效能的提升。具体表现在以下几方面：一是不同的行政管理岗位，工作量与工作难易程度存在一定的差异，却用“同一把尺子”衡量他们的工作表现。二是考核标准欠缺可操作性，难以量化，流于形式。三是考核方式单一，以部门领导考核为主，经常出现一锤子拍板的现象。四是考核结果未得到有效运用，发挥不出激励与约束的双重作用。五是评优名额实行等额分配，难免有的部门“从矮个子中挑高个子”，有的部门“好中选优”，有的部门通过“轮流坐庄”的方式选出最优者，这些都难以真正衡量行政管理人员的工作价值。

（二）学校层面。

1.行政组织机构设置不合理

由于民办高校行政组织机构庞杂，架构混乱，多头管理，部门间职责重叠，导致在实际工作中，人人都以本部门利益为最大化，缺乏统筹协调意识，出现互相扯皮、推诿责任的现象。

2.行政管理制度建设不到位

主要体现在三方面：其一，制定制度时，欠缺长远的规划，内容过于笼统、粗糙，随意性大，稳定性差，指导性低，重制定轻执行，往往成为一纸空文；其二，制度出台后，抱着一劳永逸的心态，在明知与现实相悖的情况下，未及时做出调整或宣布废止；其三，长期存在制度缺失、制度空白的问题，致使处理起工作来无章可循、无据可依。

3.行政审批流程烦琐

大量的日常事务需要层层请示与审批，诸如调课申请、费用的报销、公务车的使用、资产的处置、零星办公物资的采购等，周期十分漫长，导致基层行政管理人员疲于应付，上级领导也在“文山会海”中产生巨大的时间成本。

4.行政办公系统落后

在互联网技术与计算机通信技术快速发展，云计算、大数据等众多理念被多次提起的新时代背景下，行政办公系统成为高校行政管理工作的主要依托工具，发挥着提升工作效能、改进工作质量、减少工作差错的重要作用。现阶段，高校的办公信息化系统大致分为教务管理系统、财务管理系统、人事管理系统、科研管理系统等，但纵观民办高校的系统建设情况却不容乐观：各系统独立存在，系统间关联性低，带来调取数据、查询信息的困难；相关系统未建设与投入使用，全依赖人工操作业务，容易出现错误；已有系统处于“年久失修”的状态，存在一些漏洞与弊端，难以满足日益增长的工作需求，如多方面的数据仍需人工匹配、人工排查，耗费大量的时间与精力。

二、民办高校行政管理工作效能的提升策略

（一）健全培训体系，提升行政管理人员业务素质。

打造“走出去与引进来相结合”的培训模式，为行政管理人员外出培训提供政策与资金上的支持，针对不同的岗位类型，邀请相关领域的权威专家进校授课与经验分享。设立专门的机构负责落实行政管理人员的培训工作，包括制订计划、组织实施、跟踪与评估等。扩宽培训受众面，减少条件限制。实施“老人带新人”的导师制管理办法，充分发挥老人的“帮、传、带”作用。加大中青年管理骨干的培养力度，努力完成行政管理队伍的梯队建设。实行轮岗交流制度，通过熟悉不同的岗位内容与流程，拓宽工作思路，促进交流互动，避免因长期处于同一工作岗位而带来的职业倦怠与思维固化。

（二）完善激励机制与考核体系。

1.完善激励机制

建立与当地经济发展相适应的薪酬制度。一方面，参照当地人力资源市场同级管理人才的薪酬水平，努力提高行政管理人员的薪酬待遇，定期调整薪酬结构与标准[4]。另一方面，实行按绩分配的原则，将行政管理人员的工作能力、业绩水平纳入薪酬层级划分的考量因素，打破现有的“唯任职年限论、唯学历职称论”，促使低层级的行政管理人员为了实现层级的跨越获得高报酬而不断提升工作效能，不断提高贡献产出。

2.完善考核体系

根据不同的岗位特点，制定的考核标准要有所侧重，如党政部门的考核应以政策水平、工作作风、工作实绩为重，专业技术部门的考核应以业务操作水平、工作质量、服务态度等为重。在具体操作过程中，以日常考核为主，定期考核为辅，将定性与定量考核相结合，采取部门领导、部门同事、服务对象全方位测评的方式，并将测评结果运用到评优方面，进行全校性的综合排名，选出真正的优秀者。最后，根据奖勤罚懒的原则，将考核结果与干部选拔、评优评先、职称评审等多项工作挂钩，激励真抓实干的行政管理人员继续施展本领，给“不求有功，但求无过”的人员敲响警钟。

（三）科学合理设置行政组织机构。

根据本校工作实际，科学合理地设置行政组织机构，对不必要的部门进行削减或合并，以加强整体管理。通过制定工作流程图，落实工作责任清单，梳理工作任务书，进一步明确划分各行政管理部门的责任权利范围，使部门内分工明确，人人都能各司其职，部门间的关系得以理顺，强化协同联络合作。

（四）建立健全行政管理制度。

本着“有制可依，有章可循”的原则，结合本校的发展需求，建立健全教务、学生、人事、后勤等各类行政管理制度，并贯彻落细落实，做到规范化运行。同时，随着不同阶段的工作变化，及时对不合理、不科学的部分进行修订和完善。

（五）重新构建行政审批流。

围绕“精简、效能”的中心，减少行政审批事项，简化行政审批流程，领导下放审批权限，创新行政审批模式，解决“出差难、报销难、采购难、调课难”等一系列烦琐问题和“一表跑多个部门”的现象。

（六）加强建设行政办公系统。

加强建设行政办公系统，促进信息技术与行政管理工作的深度融合。深入国内其他高校进行调研学习，了解办公系统的发展建设全过程，借鉴宝贵的经验，为本校相关系统的研发与应用提供指导意见。定期开展需求分析工作，为已有系统的维护与更新和个性化业务定制提供依据。探索构建公共数据库平台，打破信息孤岛，实现各办公系统间的数据交换与信息资源共享，从而将行政管理人员从大量的日常数据处理工作中解放出来。

三、结语

深入分析行政管理工作效能的制约因素，才能从多方面提出有效的解决措施，突破现有的工作瓶颈，推动行政管理工作的阶段性发展，进而为民办高校职能的发挥及正常运转奠定坚实的基础。

参考文献：

[1]梅园.新形势下高校行政管理工作创新研究[J].中国管理信息化,2018(10):202-204.

[2]石磊.中职学校行政人员管理效能研究[D].福州:福建师范大学,2015.

[3]陈武元,胡科.“双一流”建设背景下的高校行政管理人员能力提升研究[J].现代大学教育,2018(3):79-85.

[4]尹虔颀,陈菲,黎红中,等.我国高校行政管理队伍建设机制构建-以新加坡南洋理工大学为例[J].江淮论坛,2017(6):49-53

陈均婷.如何提升民办高校行政管理工作效能[J].文教资料,2020,(4):122-123.