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精细化管理在医院档案管理中的应用分析

2024-06-06 21 上传者：管理员

摘要：档案管理是医院重要的基础性工作之一，在临床诊疗、科学研究、提高医疗效率等方面都发挥着重要作用。精细化管理是现代管理中的重要手段和方式，主要应用于企业管理领域，逐步拓展到各行各业。档案工作是一项烦琐、细致的系统性工作，引入精细化管理的理念、思路和办法，可以有效提高医院档案管理效率。文章结合医院工作实际，提出了档案管理系统化、标准化、精细化和信息化的“四化”总要求，从岗位职责、运行管理、开发利用和安全保障四个方面设计了医院档案管理应用框架，并提出了相应的推进措施，希望能为各地医院加强档案管理工作提供一定参考。

关键词：
医院档案管理
档案工作
档案管理效率
现代管理
精细化管理
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医院档案是医院发展中最珍贵、最有力的见证，是医院在医疗运行、科研教学、设备设施、基建项目、财务管理和安全生产等方面最真实的记载，是医院历代职工辛勤付出和智慧的结晶。近年来，随着各大医院特别是三甲医院接诊量的持续增加，快速有效制作、保存、管理和使用各类病历资料，已成为医院自身管理水平的重要标志。在新医改背景下，国家对医院档案管理工作也提出新要求，从2013年开始，医院门（急）诊病历的保管年限不少于15年、住院病历不少于30年，对医院档案管理也提出了更加细化和具体的要求。

但目前，不少医院特别是中小规模医院，还存在着重视不足、理念滞后、管理粗放以及人才缺乏等问题，亟待改善。精细化管理是现代科学管理的重要分支，核心理念就是严谨、细致、规范，精益求精、追求完美，这与医院档案管理工作目标一致、逻辑相通，将精细化管理应用到医院档案管理领域，可以发挥事半功倍的作用。《关于推动公立医院高质量发展的意见》也明确提出，公立医院要实现发展模式由粗放式向精细化转变。新时期，推动医院档案精细化管理已成为一项十分重要的工作。

一、医院档案精细化管理概述

1. 精细化管理的概念

精细化管理起源于20世纪50年日本丰田公司的“精益思想”，前期主要应用于企业管理领域，后逐步扩展到政府和组织管理中。精细化管理强调全过程的精益求精，努力把每个环节做好、每个细节做优，提高整体效率。精细化管理通过标准化的流程、严格的管理要求、透明的信息交流、高效的沟通协调，以此全面提升工作效能。

2. 医院档案精细化管理主要内容

档案精细化管理内容，与传统档案管理工作没有明显区别，主要包括档案的收集、整理、归档、保管、统计、编研以及利用等，涵盖档案收、管、存、用的主要环节，但要求更加严格、更加规范以及更加细致。同时，对于档案管理制度、工作标准、成本控制以及新技术应用等方面也提出了精细化目标。在管理方式方法上，医院档案精细化管理，可以引入企业管理模式，如精益生产法、5S现场管理法、目视化管理法、OEC管理法以及全员设备精细维护管理法等，分别应用于档案收集管理、档案设备管理维护等环节。

3. 精细化管理在医院档案管理中的意义

首先，提高工作效率。医疗档案数量多、种类杂，日常工作量大，还容易出现错误。将精细化管理理念全面融入档案管理的收集、分类、归档、保管、开发和利用全过程中，通过全新管理模式与管理方法可以进一步规范工作程序，优化工作流程，减少工作梗阻，提高日常工作效率；其次，保障档案安全。医疗档案关乎生命健康，容不得半点马虎大意，将精细化管理应用到医院档案管理中，可以加强档案从生产到保管再到查阅利用全过程的安全管理，确保医院档案的真实性、准确性、完整性、专业性；最后，助力档案开发利用。医疗档案具有弥足珍贵的价值，依托精细化管理有助于进一步加强档案的归集分类、编研开发与综合利用，最大化释放档案资源价值，助力医院发展。

二、医院档案精细化管理应用框架设计

1. 顶层设计：系统化、标准化、精细化、信息化

(1）系统化。党的二十大提出，坚持系统观念，把握事物本质发展原理。医院档案管理工作涉及部门多，应用范围广，本身就是一项系统性工作。首先，将精细化管理应用到医院档案管理中要建立系统意识，把握全局与局部、当下与长远的关系，既要保障眼下工作，也要兼顾未来发展；其次，要科学制定档案管理年度计划、中长期计划，优化整体系统与各子系统关系。通过建立档案工作领导小组、档案工作联席会议制度，明确各部门职责，加强档案管理部门与各业务科室沟通联系，提高整体工作效率。

(2）标准化。标准化、规范化是精细化管理的核心内容，也是档案管理工作的关键。医院要依托相关国家标准和行业要求，通过机制建设，建立完善的档案业务工作标准体系、档案信息处理标准体系、电子文件管理与数字档案馆建设标准体系，实现档案管理的标准化、规范化。针对未归档的档案，严格按照编码、分类、扫描、装订和归档的流程，及时归档整理，实现业务办结，同步实现档案电子化管理。对已归档的档案按业务类型分类、排序、装盒和入柜，并同步完善档案管理台账，提高借阅效率。按照“十防”标准，建设标准化档案室，科学配备电子监控、温湿控制、扫描仪、计算机、打印机、复印机、防磁柜以及喷淋灭火等设备设施，确保档案的安全性、真实性。

(3）精细化。严谨细致、精益求精是精细化管理的宗旨和目的，也是医院档案管理的重要方面。医院要从设施建设、制度机制、现场管理以及人员管理等多方面入手，提高精细化管理水平。细化管理员岗位职责、档案借阅利用、档案整理编目和档案室消防安全制度，推行档案专人专管、定期检查，对档案目录、份数、页数、装盒和编号全面细化检查，准确统计各类档案库存、接收、销毁以及利用等，全面提高档案精细化管理水平。此外，还要对照最新管理规定，定期组织医院档案人员业务培训，提升人员素质，夯实精细化管理基础。

(4）信息化。推动医院档案信息化进程，不仅可以大幅提高效率，还有助于更好地实现精细化管理。医院要结合实际，加强相关软件、硬件设备设施投入，加快推进医院信息化建设，数字化扫描档案资料，科学分类、整理和保存，完善电子文件归档机制，优化电子档案管理流程，促进各类电子文件应归尽归，电子档案应收尽收。科学界定“双套制”保管范围，确保重要资料双重安全，逐步实现档案数据库增量电子化与存量数字化。还要进一步加强医院档案信息系统建设，对各类档案数字化管理，充分发挥档案信息资源在提高医院诊疗水平、医疗质量和深化医院改革中的重要作用，促进医院可持续高质量发展，为医院发展留下更多可查、可寻、可靠的历史记录。同时，还要积极运用“互联网+”思维，进一步创新档案服务模式与服务方法，更好地服务患者，围绕医院中心工作、围绕临床一线，发挥医院档案更大的价值。

2. 模式架构：岗位职责、运行管理、开发利用、安全保障

(1）明确岗位职责。精细化管理理论实际上是一种将管理责任具体化、明确化的管理模式。因此，进一步明确岗位职责，确保责任到人、工作到人以及人岗匹配就显得尤为关键。医院档案包括患者病历、医疗设备档案、科研课题档案、会计资料、人力资源档案以及工程档案等，数量多、分类细、专业性强、保管要求高，其收集、保管、整理、使用以及开发利用等对于管理人员也有着不同要求，医院要结合自身实际，科学设置档案岗位，坚持因需设岗、因岗选人，确保资源最优配置，最大化发挥人力资源价值。

(2）科学运行管理。科学运行管理是指在档案精细化管理中，要合理安排工作职责，规范流程，确保档案管理标准化、规范化，避免多头管理、交叉扯皮、效率低下等问题。要进一步加强过程管理，坚持“谁形成、谁立卷、谁整理”的原则，从源头夯实档案工作精细化基础，确保各类档案资料收集完整、齐全、准确。坚持制度管人、标准化办事，将精细化管理观念贯穿档案收集、整理、分类、保管和使用的全过程，确保精益求精，每个环节都严谨细致，不出问题。同时，还要坚持问题导向，全面开展档案管理工作自查自纠，对于在管理中出现的问题，建立工作台账，闭环整改落实到人，确保整改到位。

(3）抓好开发利用。开发利用是发挥档案价值的重要手段。医院要进一步加强档案目录的编排、档案内容的科学分类，有条件的医院可以依托互联网、大数据等，建立线上档案查询、预约等服务，整合档案信息资源，为医院科研、用户借阅提供更多便利。探索引入区块链、神经网络系统，打造医疗记录管理平台，实现患者病历、医疗记录的共建共享。要进一步提高档案部门协调服务能力，对于医院重大课题、重大项目，要安排档案人员配合，协助科研人员开展研究和实验，助力医院技术研发，提高医疗诊疗能力，并围绕医院历史文化禀赋、医德医风等，加强档案的编研开发利用，发挥资政育人、文化传播的作用，服务于医院高质量发展。

(4）保障档案安全。保障档案安全是精细化管理的底线。第一，要加强档案库房安全管理，加强防火、防盗管理，确保档案安全。电子档案室要配置恒定温湿度储存环境，建立硬件监测和软件防火墙、杀毒系统，并加强日常巡查管理，确保消防、防盗预警系统、电水线路以及机电设备设施等正常运行。第二，加强数字签章、数字签名管理，确保电子档案准确完整、不被篡改，保管、使用安全。第三，加强档案接收、使用安全管理，严格档案审核标准，统一档案制式，统一核定编号，对档案的接收严格把关，认真逐卷审查，确保归档文件材料完整、准确、系统，杜绝虚假材料、填写不规范材料入档，保证归档材料的真实性、可靠性、规范性和完整性。第四，加强对档案整理数字化外包公司的监督管理，与企业签订保密协议书，保障档案安全。第五，加强值班值守，严格落实领导带班、干部值班、保安24小时值守制度，确保档案馆的安全。

三、医院档案精细化管理应用的推进措施

1. 加强组织领导，高位推进档案管理精细化工作

火车跑得快，全靠车头带。推动档案精细化管理工作，离不开领导的重视和支持。医院要进一步加强档案管理工作的组织领导，成立以院长为组长、主管领导为副组长、各科室负责人为成员的医院档案精细化管理领导小组，高位部署推进，确保档案工作时时处处有人管、有人抓，形成工作有要求、有布置、有检查的良好格局。要将档案精细化管理纳入医院整体战略规划中，科学制订短期目标与长期规划，有力有序推进，确保工作顺利开展。还要进一步加强档案工作精细化管理的宣传教育，引导广大干部职工充分认识档案工作的重要意义，增强全院人员的档案收集和保管意识，为档案工作开展奠定良好基础。

2. 加强制度建设，完善精细化管理顶层设计

没有规矩，不成方圆。制度是一个组织内成员共同遵守的行为规范，保证组织有效运转，促进既定目标的达成。医院要在《档案法》《医药卫生档案管理暂行办法》《归档文件管理细则》等国家相关法律法规、部门规章制度的基础上，结合行业标准、自身实际，进一步细化医院档案的各项管理制度，对档案收集到归档再到利用，都要制定明确具体的工作标准与流程规范，确保工作有章可循。严格按照要求执行有关保密工作规定，履行档案借阅程序、控制借阅范围。还要定期召开专门协调会，研究标准化落实中存在的困难、问题，打通工作堵点，确保规章制度落实到位，并将档案管理标准化纳入医院标准化的大盘子中，一体化部署推进。同时，还应加强工作监督检查，进一步推进档案管理标准化工作。

3. 加强督导考核，确保档案精细化管理落到实处

推动档案精细化管理，需要持续用力、久久为功。因此，督导考核工作就显得尤为重要，医院要进一步加强督导考核工作，将档案管理情况纳入部门绩效考核，要求各部门按要求及时规范移交各类档案资料，并检查各部门上报的归档资料，不符合归档要求的立即退回整改，形成档案管理自觉化、科学化、标准化的长效机制。由档案管理部门牵头，对照标准规范，定期对各部门文书材料、报表记录、各类档案等展开专项检查，发现问题下发整改通知，责令限期完成。还应加强对档案部门、医院档案馆（室）的专项考核与督导检查工作，细化、量化考核指标，提高针对性，充分发挥督导考核的指挥棒作用。

4. 加强队伍建设，夯实精细化管理工作基础

一方面，医院要通过大学生招聘、人才引进等方式，进一步充实档案人才队伍，夯实工作基础。同时，对于档案管理人员，要给予医务人员同等职务晋升待遇，引导广大青年干部积极投身医院档案工作，不断优化医院档案管理人才建设；另一方面，组织全体医务人员学习档案管理相关法律法规，增强全员档案意识，切实提高档案工作的自觉性，为做好档案管理工作打下坚实的思想基础。此外，还应加大对档案管理人员的专业知识培训力度，提高档案管理人员的综合素质，不断改进工作方法，确保档案管理标准化、规范化。

四、结语

档案是打开过去的密码，是服务未来的钥匙。精细化管理在医院档案管理领域的应用，要坚持以系统化、标准化、精细化和信息化为总要求，优化医院管理、组织方式，将管理责任具体化、明确化，工作内容科学量化。同时，积极推进档案信息化建设，依托互联网、大数据技术，切实提高档案开发利用和服务保障水平，助力医院高质量发展。

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文章来源:高萌.精细化管理在医院档案管理中的应用分析[J].兰台内外,2024(17):46-48.