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关于企业档案数字化建设的现状及解决策略探析

2024-11-06 12 上传者：管理员

摘要：随着我国信息技术水平不断提高，企业在开展档案管理工作时其信息化程度也在不断提高，逐渐形成更为完善的档案服务体系，使得档案资源的检索、整合与利用效率更高，也为企业内部控制等一系列工作开展奠定坚实基础。今后，企业应该进一步在档案数字化建设方面加大投入力度，构建功能完善的数字化档案馆，促进企业内部运转及管理工作的开展，与当前企业现代化发展需求更为吻合。基于此，文章分析了企业档案数字化建设的现状及解决策略。

关键词：
企业档案管理
扫描技术
数字化建设
现状分析
解决策略
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对于企业档案数字化建设而言，由于企业档案资料丰富、类型繁多。因此，档案数字化建设体量较大。在档案数字化建设过程中，会涉及计算机、扫描技术以及大数据技术等多项技术的联合运用，需要相关工作人员具备极强的专业素质，将纸质档案信息转化为更具现代化特征的数字信息，这也是保证档案管理高效性的关键。企业应该充分挖掘数字化技术在企业档案管理中的应用优势，并正视当前企业档案数字化建设中存在的具体问题，如档案数字化前期准备不足、档案管理人员信息技术水平有待提高等，也正是因为这些问题客观存在，导致档案信息化建设成效受到影响。今后，应该以上述问题为切入点，不断提高企业档案信息化建设水平，确定行之有效的应对措施。

一、企业档案数字化建设的重要意义

1.可以使企业档案管理实现降本增效

企业通过切实开展档案数字化建设，可以形成规范化的档案库房和基础配套设施，使企业档案管理工作在正式开展时所应用的人力资源更少，工作效率更高，直接降低了档案管理方面的资金成本。并且，企业档案数字化建设还可以使工作人员在查找档案时只需要利用信息系统检索便可以知道档案的具体内容及相关信息，明显提高了档案管理及使用效率。

2.能够最大程度地保护库存档案

档案数字化模式在企业贯彻落实的重要目的之一是保护企业的库存档案原件。由于很多历史档案资料年代较为久远，纸张已经发黄、残破，再加上相当一部分档案资料是手工书写或绘制的，属于孤本，一旦损毁，往往难以再得，甚至还会对企业的经营发展产生一定影响。因为档案年代久远，纸张变脆，导致其存储难度更大，如果时常查看与翻阅，势必会加剧纸质档案的受损程度，进而影响其存放年限。通过档案数字化建设，可以处理纸质档案，后续对档案查看时可以直接通过信息系统检索，不必翻阅实体资料。因此，更加有利于实体档案资料的长期保存。

3.可以及时更新业务知识

档案数字化建设逐渐成为当前企业档案管理工作开展的重要方向，与数字化档案模式可以实现相关业务知识的及时更新有直接关系。就目前情况来看，虽然很多企业已经将数字化档案模式融入档案管理工作体系中，但仍有很大一部分企业的档案管理人员并没有完全适应数字化档案管理模式，今后还需要不断学习相关业务知识，提高档案管理能力，积极了解业务要点。档案管理人员应主动学习先进的管理技术，提高自身信息技术运用能力，保证企业档案管理工作开展的成效。由于档案数字化建设实现了对以往档案管理模式、管理流程的有效优化，尤其起到了及时更新档案管理业务知识的作用，可以使档案管理人员在开展本职工作时及时了解档案管理的要点和注意事项，保证档案信息更具真实性与可靠性。由此可以看出，档案数字化建设实现了对档案管理人员知识体系的有效更新，符合企业档案管理需求及企业发展需求。

二、企业档案数字化建设现状分析

1.存在档案数字化建设前期准备工作不足的现象

对于企业档案数字化建设而言，由于在建设过程中所涉及的内容较为繁杂。因此，要保证前期准备工作到位，才能使档案信息化建设成效得到保证。在上文中提到，开展档案数字化建设的主要目的之一就是方便档案原件长久保存，并通过形成数字化档案副本的方式更便捷地开展档案检索、整合与利用等相关工作。但是，由于所涉及的内容庞杂及应用的技术种类繁多，在开展数字化建设前期准备工作时，应考虑到多方面情况，保证设备设施、技术和人员达到要求，但就目前情况来看，部分企业在开展档案数字化建设时往往只停留在初级阶段，只是扫描纸质档案，然后将其存储到计算机中，并没有对档案规范化编目与整理，导致后续档案检索难度大，不利于档案使用与开发工作进一步开展。

2.没有形成统一、规范的档案数字化管理体系

企业在开展档案数字化建设工作时，想要使建设效率及成果得到保证，需要形成统一、规范的档案数字化管理体系，要保证管理体系的建设与数字化档案建设同步开展，使二者互相协调，这样才能使数字化档案系统更为完善，方便档案部门开展一系列日常工作。并且，企业档案数字化建设还需要考虑到多种现实因素对后续档案管理工作的具体影响，如档案资源获取路径、档案类别和检索模式等，这也需要有统一性的档案数字化管理体系作为支持，从而实现对影响档案管理具体因素的深入分析。但就目前情况来看，虽然很多企业已经将数字化技术落实到档案管理工作中，但在具体开展档案数字化管理工作时往往没有形成统一、规范以及执行性强的档案数字化管理体系。

例如，在应用数字化技术时，没有将数字化技术与当前企业实际情况有效融合，导致档案管理中所涉及的技术参数及存储格式等问题依然没有得到有效解决。再例如，很多企业的档案部门没有考虑到现实因素对后续档案管理工作的影响，虽然部分企业已经开始着手建设数字化档案管理体系，但没有充分发挥管理体系与档案工作的呼应作用。归根结底，与企业开展档案数字化建设的时间不长、经验有限有直接关系，同时，也与企业没有设定针对档案数字化建设的专题培训有关，使得档案管理信息化建设有流于形式之嫌，没有真正发挥档案信息化建设的优势。

3.企业档案管理人员应用信息技术的水平有待提高

想要保证企业档案数字化建设水平及其后续的工作成效，必须有高素质的档案管理人才作为支持，档案管理人员尤其需要具备较高的信息技术应用能力，能够灵活操作计算机等硬件设备设施。但从整体来看，很多企业的档案管理人员虽然具备较强的档案管理专业素质，有较为完善的专业知识储备，但综合能力有限，有相当一部分档案管理人员的计算机信息技术水平不高，在开展日常的档案管理工作时，往往很难充分发挥数字化档案管理的优势，导致档案管理效率不高，出现纰漏的可能性也有所增加。归根结底，与企业档案管理工作人员流动性较大有直接关系。由于企业档案管理岗位的薪资待遇不高，晋升机会也相对有限，导致很多人不会将档案管理作为一项长期的工作，通常是刚毕业的学生来应聘企业的档案管理工作，将其当作今后就业及发展的跳板，也正是因为上述情况客观存在，导致企业档案管理岗位存在“留不住人”的现象。

三、企业档案数字化建设策略分析

由于数字化档案在储存、检索与传播等多个层面有传统纸质档案难以比拟的优势，使得企业档案数字化建设成为当前企业档案工作最为重要的组成部分之一。企业方面在开展档案数字化建设工作时，应该积极挖掘数字档案资源，使得数字化档案建设获得基础，这就需要企业档案部门有意识地打破以往的时空限制，从而使档案资源获取路径更为丰富，实现馆藏档案数字化与新增档案数字化同步开展，当二者同步推进之后，则可以使企业档案部门形成结构更为丰富的数字化档案体系，为今后档案管理工作开展奠定坚实的基础。具体而言，应该从确立规范的档案数字化管理体系、加大档案数字化建设资金投入力度、构建档案目录数据库及专题数据库以及加强档案资料数字化加工与处理等几个方面入手。

1.确立规范的档案数字化管理体系

企业档案数字化建设是一项持续性工作，想要保证其工作成效，应该确立更为完善的管理体系，将其与企业发展有效衔接，具体涉及技术参数、档案体量和存储格式等多个方面，只有确定上述情况之后，才能构建完善的数字化档案管理体系，为档案管理工作开展提供必要的支持。在构建档案数字化管理体系时，还应该加大对相关软硬件的引进力度，并构建以小组为基本单位的档案数字化管理人员结构，有效划分各个小组及具体工作人员的责任，使档案数字化管理流程更为规范，保证企业档案数字化的建设及应用成效。

2.加大在档案数字化建设方面的资金投入力度

从当前很多企业档案数字化建设工作开展情况来看，在此方面的资金投入相对有限，导致档案管理设备设施配置不完善、人员综合素质不高的情况依然存在，使得档案数字化管理工作的开展受到一定阻碍。今后，企业在开展档案管理工作时应该革新档案管理理念，尤其要加大在档案数字化建设方面的资金投入力度，定期升级、维护计算机和扫描仪等设备设施，使其在工作过程中可以充分发挥作用，提升档案管理工作质量及效率。此外，在开展档案数字化建设时，容易受到外界病毒的攻击或不法分子的入侵，导致重要资料丢失或被盗的情况。因此，企业必须优化档案数字化技术体系，设置专门的档案数字化技术部门，根据当前企业档案管理工作开展实际需求设定相应的防火墙装置，尽量降低外界病毒及不法分子对企业数字化档案安全的威胁。还应该加大对档案管理人员的培训力度，尤其要注意在培训过程中提高其信息技术应用水平，在档案管理工作中可以灵活借助扫描仪等一系列设备设施，获得更高清晰度的档案信息，提高档案管理的效率。上述措施需要一定的资金作为支持。因此，企业应加大对档案管理工作的资金投入，使数字化档案管理理念能够真正落实到企业档案管理工作中去。

3.构建档案目录数据库及专题数据库

企业想要确保档案信息化建设成效，应该将档案数据库建设作为要点内容，具体可以从目录数据库建设及专题数据库建设两个方面入手。

首先，目录数据库建设。从当前国家档案局数据库建设标准要求来看，在开展企业或机构档案数据库建设时，必须保证档案目录数据库功能完善，方便档案管理人员分类及检索各种类型的档案，能够提高其工作效率。具体而言，在开展档案目录数据库建设时，需要档案管理人员根据档案文本的具体内容和名称开展数据输入工作，逐渐形成完善的目录数据库。企业还可以借助网络传输方式来有效对接企业目录数据库，使目录数据库更新更为及时，可以明显提高档案管理工作的效率。

其次，专题数据库建设。企业在开展档案数据库建设时，还应该将专题数据库建设作为重中之重，其主要目的是满足特殊档案数据的高效检索需求。例如，馆藏档案需要构建专题数据库，因为此类档案不仅是企业的核心档案，同时，其会随着企业的经营发展而发生变化，所以要单独构建数据库对其存储与更新，能够更为及时地开展档案信息的检索及利用工作。在开展专题数据库建设时，应该明确建设要点环节，针对专题内容提取重要的数据信息，并根据实际需求实施数据库布局，保证专题数据库的结构完善，使后续的检索等工作开展精准程度及效率更高。

无论是目录数据库还是专题数据库的建设，都应该结合企业经营发展情况，实现与企业现状的有效对接，使数字化档案系统完善程度更高，使企业在开展档案管理工作时，其管理形式与管理路径更具现代化特征。

4.加强对档案资料的数字化加工与处理

当前，数字化理念已经在我国企业档案管理工作中得到较为广泛的落实，但其实际应用成效各不相同，与企业对档案资料的数字化加工与处理方式与力度不同有直接关系。企业在开展数字化档案加工处理时，应该将纸质档案的处理作为重点，通过对纸质档案内容的开发，可以形成更为完善的数字化档案体系，使接下来的档案管理工作获得坚实基础。在将纸质档案向数字化档案转化时，往往会消耗很长时间，且工作总量较为庞大，对相关档案管理人员的专业素质提出更高要求，需要其在正式开展档案数字化处理工作之前，对档案进行甄别与分类，保证档案管理工作有序开展。具体而言，需要在档案数字化处理前期确定哪些档案是重点、哪些档案容易损坏以及哪些档案会在近期发挥效用等，以此为基础来确定档案存储和整理的方式，使得档案数字化处理更具针对性。企业应该优化以往的档案数字化加工与处理流程，尤其要保证档案扫描、整理、存储、备份和检索等环节的工作细节，保证档案管理工作的成效。还应该确立与当前企业发展情况及档案资料体量匹配程度更高的数字化档案加工方式，可以在档案管理人员培训过程中向其传递最新的档案信息化管理方向及理念，使档案管理人员更为适应档案管理数字化建设岗位需求。并且，企业还应该适当提高档案管理人员的薪资待遇水平，并为其提供深造与晋升的机会，有利于为企业储备更多高素质的复合型档案管理人才。未来，还应该为档案数字化建设相关工作人员制定保密承诺书，使其履行保密承诺，清晰地认知本职工作的重要性，降低核心档案资料出现丢失、被泄露等问题的可能性，保证档案信息的安全。

四、结束语

综上所述，在当前社会快速发展的时代背景下，企业在开展档案管理工作时，应该秉持与时俱进的基本原则，不断创新以往的档案管理模式及理念，确定符合当前行业发展及企业发展实际情况的档案管理方案，而开展档案数字化建设则是关键入手点，需要企业灵活运用信息技术、扫描技术以及大数据技术等先进技术，构建档案数据库，使档案资料的归类、整理与检索效率更高，精准程度也明显提升。可以看出，数字化、信息化的档案管理模式与传统档案管理模式相比其录入、检索便捷程度明显提高，符合企业现代化发展需求。但就目前情况来看，企业的档案数字化建设依然存在一些不足之处，应该正视档案数字化建设中的不足，不断优化档案数字化建设模式，明确更为具体的建设方向及建设目标。具体可以从确立规范的档案数字化管理体系、加大在档案数字化建设方面的资金投入力度以及强化对数字档案资料的数字化加工与处理等方面入手，提升档案数字化建设质量，保证档案信息安全。

参考文献:

[1]钱伟.大数据背景下国有集团企业档案数字化建设的完善策略[J].黑龙江档案,2023,17(04):111-113.

文章来源:崔姣.关于企业档案数字化建设的现状及解决策略探析[J].兰台内外,2024,(32):31-33.