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新时期档案现代化管理模式推进企事业单位高质量发展

2024-11-09 5 上传者：管理员

摘要：档案是企事业单位成立、发展、壮大过程中以文字、图表、音视频等形式记录的各时期重要事件的信息资料。档案管理工作作为企事业单位管理的重要组成部分和重要内容之一，对企事业单位的可持续发展提供了重要的数据支持。随着社会步入信息化时代，传统档案管理模式已经无法满足时代需求，其管理弊端影响了企事业单位管理工作的高效开展。文章分析了当前档案管理工作中存在的问题，通过信息化建设转变档案管理工作模式，以推进企事业单位高质量发展。

关键词：
企事业单位
信息化建设
档案管理
现代化模式
高质量发展
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档案管理工作是企事业单位管理工作的重要内容和组成部分，为企事业单位做出重大决策提供了重要的信息与数据支持，也是其他工作的重要参考依据。进入信息化时代，各项信息技术在社会各行业中得到广泛应用，企事业单位各项管理工作也在向现代化管理模式转变，无纸化办公、网络信息平台搭建等信息技术的应用，有效提高了工作效率和质量。作为企事业单位管理工作中的重要环节，档案管理工作也要紧随时代发展，加强信息化建设，采用现代化管理模式，高质量地开展档案管理工作。

一、现代化档案管理模式的基本内容

1.信息化档案管理模式

信息化建设是档案现代化管理模式的基础，只有不断地加强信息化建设，加快对原有纸质档案向电子档案的转换，才能摆脱传统档案管理模式的束缚，提高档案管理效率。此外，数字化平台的搭建，可以方便、快捷地实行档案资料的传输和调阅，实现档案资源共享，切实提高档案资料的利用率，最大限度地体现档案的社会价值及应用价值。

2.加强档案安全防护

档案具有真实性、完整性及较高的利用价值和经济价值。因此，如何确保档案的安全性和私密性一直是档案管理工作中重点关注的问题。传统纸质档案在保管、存储过程中，容易受到人为因素及环境的影响，出现档案资料丢失、破损及被盗的情况，尤其是一些涉密档案，发生上述情况会给企事业单位甚至国家造成不可估量的损失。现代化档案管理模式，通过纸质档案数字化转换，更方便存储、备份，并通过防火墙及访问权限的设置，加强对档案的保护。

3.管理流程规范化

档案管理工作是由档案资料收集、整理、分类、归档、储存以及转移等一系列流程组成，在传统档案管理工作中，每一个环节都需要管理人员秉持认真、负责的态度去完成，受人为因素影响较大，一旦某个环节出现问题，会对档案资料的完整性、真实性产生不良影响。现代化档案管理模式通过信息化管理，对档案管理工作中每一个流程都有明确的规范和要求，以此避免人为因素造成的工作失误，确保档案管理工作的质量。

4.信息化管理工作模式

进入信息化时代，各项信息技术日益成熟且得到了广泛应用。信息技术为各项工作带来的高效率和高质量，是信息技术得以广泛应用的根本原因。现代化档案管理模式正是充分运用计算机、互联网、大数据分析以及云计算等信息技术，以取代传统档案管理中以人工为主的工作模式，有效规避了人工操作的风险，提高了档案管理工作的效率，并通过信息化平台，实现了跨越时间、空间的档案资料传递与查阅，从而提高了档案资料的利用率，真正实现资源共享。

二、档案管理模式现代化建设的重要意义

档案管理历来是企事业单位管理工作的重要内容，对企事业单位乃至国家的健康发展起着重要作用。随着时代发展，档案中所记录的信息及数据也越发庞大，加上根据档案内容和性质又分为文书档案、科研档案、基建档案以及人事档案等不同类型的管理。因此，传统的人工档案管理模式已经无法适应现代社会发展的需要，档案管理现代化模式是时代发展的需要，是大势所趋。尤其是进入信息化时代，只有加强档案管理信息化建设，才能通过信息技术有效提高档案传递和利用效率，实现数据资源共享，有助于各单位和部门的信息沟通，进一步促进企事业单位的持续稳定发展。

1.有效提高企事业单位管理效率和水平

作为企事业单位重要的管理工作之一，档案管理工作质量在一定程度上代表了企事业单位管理工作的水平。传统人工档案管理模式不仅会出现因人为因素导致的工作失误，还浪费了大量人力、物力，且工作效率不高。现代化档案管理模式依托信息技术，有效规避了人为因素产生的管理风险，优化资源配置，构建科学、合理的管理体制，减少了管理人员的工作量，并能有效确保档案安全，进一步提高了企事业单位整体管理工作的效率和水平。

2.满足时代发展要求

新时期，我国社会经济快速发展，要求在各项管理工作中采用现代化技术实现高效管理。现代化技术在当前时期主要是以信息技术为主，通过开展档案管理信息化建设，打破传统档案管理模式的桎梏，以大数据分析和信息平台搭建为主，完善档案资料内容和准确性，提高了推动社会经济发展的服务水平，从而满足时代发展要求。

3.促进企事业单位健康持续发展

档案管理工作是企事业单位一项重要的基础性工作。传统档案管理模式造成了企事业单位大量人力、物力的浪费，纸质档案不仅浪费了纸质资源且受时间、环境的影响，容易出现破损、丢失的情况，给企事业单位带来经济损失。档案管理工作效率偏低，直接影响企事业单位整体的管理水平。在新时期，采用档案管理现代化模式，在降低企业管理成本的同时，提高了档案资源利用率，构建了标准化的工作流程，切实提高了工作效率，从而促进企事业单位健康、稳定和持续发展。

三、档案管理工作中存在的问题

1.档案管理人员缺乏现代化管理理念

现代化档案管理模式与传统档案管理模式在管理理念上有着明显区别。现代化档案管理模式依托信息技术，而传统档案管理模式则是以人工为主的纸质档案管理。就当前企事业单位档案管理工作实际情况来看，由于深受传统档案管理模式的影响，档案管理人员对现代化管理理念接受和理解程度不足，对信息技术存在掌握性不够，无法熟练操作，导致其对现代化档案管理模式产生了一定的抵触情绪，在工作中依旧采用传统人工模式。对现代化档案管理模式认知上的不足与管理理念的落后，导致档案管理人员在思想上仍然受传统管理模式的束缚，在实际工作中，具体表现为工作效率偏低、人为因素工作失误状况频发、档案资料收集不完整、档案真实性有待商榷等诸多问题。

2.档案管理信息化建设资金少，信息化设备设施不完善

企事业单位管理层对档案管理信息化建设的重要性认识不足，是影响当前推进档案信息化建设的重要因素。在档案现代化管理模式中信息化建设是必不可少的环节，其建设过程中，需要企事业单位投入一定的资金，购置相应的信息化基础设备。但是，由于部分企事业单位领导过于重视各项业务而忽视了档案管理信息化建设的重要性，导致在资金、人员配置上投入不足，影响了档案管理信息化建设进程。

3.缺乏完善、合理的档案管理制度

规范、合理的管理制度是保证各项工作顺利开展的基础和保障。但目前情况来看，企事业单位缺乏对档案管理现代化建设的重视程度，因而在档案管理制度上没有结合档案管理的实际情况，只是借鉴其他部门的管理制度，通过改头换面强加于档案管理部门。这样缺乏与实际工作相结合的管理制度必然无法适用档案管理工作，容易出现工作混乱、人员职责划分不明确、工作效率低等诸多问题。

4.档案管理人员素质无法满足新时代要求

档案管理人员是档案管理工作的主体，是档案管理工作顺利开展的重要因素。档案管理人员素质和能力的高低直接决定了企事业单位档案管理工作的效率和质量。企事业单位档案管理人员年龄上普遍偏高，且大部分缺乏档案管理及信息技术相关专业的培训。在思想上对现代化管理模式没有清晰的概念，由于缺乏自主学习能力，对信息技术的学习和掌握能力不足，甚至会有抵触情绪，依旧习惯性地采用传统工作模式。企事业单位档案管理工作中专业人才的匮乏会严重影响档案管理信息化建设的进程，拉低单位整体现代化管理水平，甚至影响企事业单位高质量发展。

四、新时期档案管理现代化模式的开展路径

1.加强现代化档案管理意识

在我国信息技术不断发展的今天，诸多领域与信息技术实行了有效融合，并使部分传统产业实现了转型升级。在企事业单位的档案管理中，若想促进信息技术与档案管理的有效结合，提高档案管理的效率与质量，应增强工作人员的档案管理现代化意识。第一，利用网络平台，加强对档案管理信息化建设重要性的宣传，如某信公众号、某博平台、某音短视频等，这些平台的用户较多，能够有效提高宣传力度。在宣传的过程中，要充分体现各项信息技术对档案管理的作用、优势及意义等，使工作人员认识到信息技术对档案管理的重要性，以此来给档案管理人员树立信息化意识奠定良好的基础；第二，要规范档案信息收集、整理与分类工作的流程，加强对档案信息资源的管理与存储，保障档案资料的完整性、真实性和时效性；第三，企事业单位要根据各部门对档案资料的实际需求，按照相关规定检索，通过获取相应权限查阅、调取所需信息。

2.制定严格、规范的档案管理制度

制定科学、合理、严格以及规范的档案管理制度，有助于提高档案管理工作效率和质量。首先，要制定严格、规范的工作制度，从档案资料收集到整理、分类到保管，每一个工作环节都要制定相应的规章制度，并安排专人负责，确保工作流程准确无误；其次，要制定科学、合理的奖惩制度。对在档案管理工作中有突出贡献的人员给予物质及精神奖励，对在工作中因玩忽职守、出现重大工作失误的人员，可以采取调岗、降薪等相应的处罚。通过奖惩制度的建立，提高档案管理人员的工作积极性和工作效率。

3.重视档案管理工作信息化建设

企事业单位领导要认识到档案管理信息化建设的必要性。信息技术在社会各行业的广泛应用，充分证明了信息技术已经成为一种成熟的现代化先进技术。在档案管理中，要积极采用各项信息技术，以满足时代发展的需要。首先，企事业单位管理层要加大对档案管理信息化建设资金的投入，采购计算机、打印机、复印一体机和网络软件等设备设施，将传统纸质档案转化为电子档案，并确保电子档案的准确性、完整性；其次，搭建网络信息平台，确保单位各部门之间通过平台能够快速沟通，实时信息资源共享，保障企事业单位各部门的协同合作，提高单位管理工作整体的质效。

4.组建一支高水平、高素质的专业档案管理团队

企事业单位要重视档案管理工作发挥的积极作用，可以通过内部人事档案甄选有学历、有能力的工作人员作为档案管理团队骨干培养。一方面，可以将选拔出来的骨干人员派送至相关高校、培训机构进行档案与信息技术等方面的深造学习；另一方面，可以聘请行业专家来单位，结合本单位实际情况，对档案管理人员开展有针对性的培训。除了从内部选拔、培养档案管理人才外，企事业单位也要从自身实际需要出发，从社会聘请高级人才加入管理团队，尤其是精通信息技术又受过档案专业培训的复合型人才，是企事业单位档案管理团队中不可或缺并亟须引进的人才。只有打造一支高素质、高水平的档案专业管理团队，才能确保在新时期充分发挥档案管理工作的作用，保障企事业单位高质量发展。

5.重视信息化时代的档案安全保密工作

档案资料的真实性与完整性使其具有极高的利用价值。因此，会受到不法分子的觊觎。作为档案工作的重要内容之一，档案的安全保密工作要引起企事业管理层的高度重视。首先，要从思想意识上重视档案管理中的安全保密工作，上至管理层，下至档案管理人员要时刻保持警惕；其次，要加强工作人员对《档案法》《保密法》等法律法规的学习，站在法律法规的高度上重视档案安全管理工作；最后，要格外重视网络安全。尤其是在信息技术普遍应用的今天，网络安全历来是社会焦点问题。在企事业单位档案管理信息化建设中，要防范网络病毒、黑客入侵等重点问题。一方面，要加大资金投入，采购先进的杀毒软件及防火墙，在信息平台访问中设置权限，重点档案信息访问要设置专访密码乃至人脸识别等功能；另一方面，要引入专业的信息安保人员，定期开展软硬件安全性能检查，一旦发现问题，立即处理。通过全方位的安全防护，确保档案信息安全，避免出现因档案丢失、被盗而产生的重大损失。

五、结语

综上所述，新时期，我国社会主义市场经济蓬勃发展，对企事业单位档案管理工作提出了新的要求。企事业单位档案管理工作需要引起管理层高度重视，通过资金投入、完善档案管理制度、建立专业档案管理团队、积极开展档案管理信息化建设等手段，打破传统档案管理模式的桎梏，解决目前管理模式落后、管理人员欠缺专业素养等问题，切实有效地提升档案管理工作质量和水平，从而确保企事业单位整体管理工作质量的提升，有效促进企事业单位健康、稳定、可持续性发展。

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文章来源:赵淑美.新时期档案现代化管理模式推进企事业单位高质量发展[J].兰台内外,2024,(32):56-58.